Automação Contábil | Recebimento via cartão
Atingir um bom nível de eficiência na gestão financeira, promover a redução de custos e ter um fluxo de caixa redondinho, não é fácil e, também não é para qualquer um, certo. De fato, este trabalho exige muito esforço e dedicação, o trabalho do gestor financeiro é minucioso e precisa ser feito de maneira adequada para não comprometer os resultados de toda a empresa.
Com objetivo de ajudar um pouco nessa missão diária, vamos falar sobre um assunto que faz bastante diferença na hora de fechar as contas da sua empresa: Se você utiliza maquinhas de cartão de crédito, ou mesmo vende pela internet, os relatórios de recebimento de via cartão são de extrema importância e devem fazer parte de seus controles, projeções, planejamentos e por fim e não menos importante de suas conciliações.
Para ficar mais fácil, vamos dividir o tema em três partes.
Vamos lá!
Relatórios e controles
A primeira coisa que se deve ter em mente para conseguir cuidar de todas as contas relacionadas à gestão das operações e dos repasses do cartão de crédito são as informações geradas por estas movimentações em parceria com as operadoras de cartão de crédito.
Há pouco tempo atrás e ainda muito praticado em muitos comércios, havia a caderneta do “fiado” onde tanto o empresário e/ou comerciante, assim como seus clientes anotavam o que o cliente adquiria para pagamentos a prazo.
Em qualquer quitanda de periferia, comunidades e até mesmo de bairros de classe média e alta, que você for, verá lá um caderno com as anotações de cada cliente, que diariamente adquirem produtos deste estabelecimento, porém paga periodicamente a cada 15 ou 30 dias.
No entanto, os empresários/comerciantes resolveram apostar no dinheiro de plástico, devido a uma série de vantagens e garantias, como: redução no atraso, redução na inadimplência, possibilidade de adiantamento de recebíveis e outros.
O fato é que boa parte dos comércios tem preferência em receber via cartão, pois as garantias de recebimento são maiores e melhores.
A caderneta está com os dias contados, então? Eu particularmente acredito que não, mas isso é um assunto para outro post.
Normalmente, todo departamento financeiro tem objetivos e indicadores em comum e se responsabiliza pelas mesmas atividades. Operações como contas a pagar, contas a receber, negociações com bancos, com fornecedores, financiamentos e controle do caixa são parte da rotina.
Por outro lado, existem também as características de cada negócio e mercado como, por exemplo, legislações específicas para empresas exportadoras, cuidados com a segurança no transporte de passageiros, na produção de alimentos e por aí vai. Essas variações também afetam diretamente o seu departamento financeiro.
Pode ser que você tenha que ficar mais atento ao giro do seu fluxo de caixa ou do valor líquido disponível para compras maiores e que não possam ser feitas com uma boa antecipação.
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O que importa é que você tenha as informações corretas na hora que mais precisa. Por isso, você deve ficar de olho em alguns relatórios periódicos na gestão dos recebimentos via cartão.
Pergunte a você mesmo:
1. Qual é o tíquete médio dos seus clientes?
2. Os valores de compras no cartão de crédito costumam ser divididos em quantas vezes?
3. Suas vendas ocorrem mais no começo ou no final do mês?
4. Existe uma data de maior ou menor impacto no caixa da empresa?
5. Quando é uma boa hora para antecipar recebimentos?
Essa reflexão, aliada a outros questionamentos sobre como é feita a gestão dos recebimentos através de cartão, te ajudará a melhorar seu modelo de gestão e a perceber melhor a dinâmica dessa modalidade de transação dentro da sua empresa.
Confira alguns pontos que devem ser observados:
• número de parcelas;
• bandeira utilizada;
• tipo de uso;
• data das vendas;
• valor das vendas;
• valor líquido recebido;
• taxas administrativas cobradas;
• valores parcelados;
• taxa prevista para a primeira parcela;
• valores a receber.
Observando e conferindo essas informações será possível melhorar a administração dos seus valores financeiros e, de quebra, ganhar um olhar crítico sobre as suas operações.
Regime de caixa e de competência
Um problema recorrente na hora de conferir os repasses do cartão é que o volume de informações, de números e de datas é muito grande, o que pode atrapalhar um pouco. Como os prazos podem ser um pouco maiores, quando as coisas saem dos trilhos, o esforço para conseguir colocar tudo no lugar novamente parece não ter fim.
Por isso, o melhor é ter um bom software de gestão que já consiga deixar tudo em seu devido lugar. Afinal, fazer seu controle com a utilização de planilhas e outras ferramentas menos automatizadas ainda é possível, mas pode demorar um pouco mais.
A velha máxima: Não importa quanto você ganha e sim como controla, investe ou mesmo gasta.
Por mais que esse seja um tema de conhecimento da maioria dos gestores financeiros, quando os registros são muitos podem ocorrer erros entre anotações referentes ao regime de caixa e ao de competência.
Ao fazer seus lançamentos sem um ERP – Sistema para gestão empresarial, tenha muito cuidado para não misturar registros de recebimentos futuros. A previsão de repasses do cartão só se concretiza quando o dinheiro cai mesmo na conta. Lembre-se: os títulos devem permanecer em aberto até que sejam devidamente recebidos. Somente depois disso devem ser baixados no caixa.
Faz parte da gestão financeira ficar atento a esse tipo de cuidado. Se essa tarefa for feita por outra pessoa, é indicado ter alguém para conferir ou supervisionar. Assim, você diminui as chances de erros e perdas.
Nota: o pagamento via cartão de débito gera um float de cerca de 3 dias e, por isso, essa modalidade não impacta tanto o seu fluxo de caixa. Então, continuemos concentrados na função de crédito dos cartões.
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Conciliação dos repasses do cartão de crédito
Depois de já termos falado sobre relatórios, controles, sua utilização como ferramentas de cunho operacional e estratégico, e também sobre a atenção no lançamento dos registros do financeiro, chegamos ao ponto mais importante: a conciliação.
Ela deve ser feita periodicamente (de preferência, diariamente), pois é fundamental para encontrar perdas financeiras e garantir a lucratividade — e até a sobrevivência — do negócio. Como a maioria das pessoas e empresas utiliza essa forma de pagamento, o dinheiro de plástico movimenta montantes absurdos de capital pelas contas bancárias do país.
Confira um pequeno roteiro de como a conciliação dos repasses do cartão de crédito deve ser feita:
1. Levante os registros de todas as vendas e recebimentos via cartão;
2. Gere os relatórios de repasses de verbas das suas operadoras;
3. Faça um paralelo entre os dois controles (o registro de recebimentos e os repasses recebidos);
4. Corrija os lançamentos em desacordo e questione os erros da operadora.
Essa é uma rotina de trabalho que não é necessariamente difícil, mas que exige tempo e muita atenção.
Afinal, valores pequenos — como taxas de administração — que estejam fora da negociação feita previamente, podem afetar muito o seu negócio quando repetidos inúmeras vezes.
Depois de tudo feito, critique o volume de erros encontrados e compare-o com o histórico de conciliações.
Há alguma recorrência? Você tem encontrado sempre os mesmos problemas? Pergunte-se: o que gera essas falhas?
Uma última sugestão é avaliar uma ferramenta de conciliação automática. Além de eliminar os erros das operações manuais — aos quais todos estamos sujeitos —, ela deve oferece relatórios já bem estruturados para análises e tomadas de decisão — além de te fazer ganhar tempo, que pode ser utilizado para cuidar de outros assuntos.
Depois de entender mais sobre os repasses do cartão de crédito e de como controlá-los de maneira adequada, que tal dar uma olhada na planilha de conciliação que preparamos para você? Com certeza, ela te ajudará bastante! Clique aqui e solicite a sua para nossos especialistas.
Relatórios de repasses de cartão de crédito e a contabilidade
De fato, agora que já passamos pelas três partes básicas acerca do assunto onde falamos dos relatórios e controles, do regime de caixa e competência da ótica financeira e também da conciliação financeira, que tal tratarmos deste mesmo assunto sobre a ótica da contabilidade?
Sim, eu deixei o melhor para o final, pois é aqui que a empresa realmente, principalmente as de lucro real, sentem quando a administração destes relatórios não é bem feita, veja, empresas como hipermercados, postos de combustível e outras trabalham com margem muito apertadas, em outras palavras qualquer perda pode significar prejuízo certo, isso sem falar que perdas recorrentes podem mesmo quebrar estas empresas.
Imagine se você tem uma empresa de lucro real e não realiza as apropriações e/ou deduções corretas sobre sua movimentação financeira/contábil.
A contabilidade é essencial para a organização e sobrevivência de qualquer negócio, embora tenha citado empresas de lucro real, esta organização é independente da sua forma de tributação. Só assim é possível saber o valor de seus ativos, passivos, receitas, custos, lucratividade e produtividade. Portanto, fazer uma conciliação contábil é uma importante estratégia para a saúde financeira do seu negócio.
Nada de fazer cara feia para um conceito que parece tão teórico e restrito ao mundo da contabilidade.
A conciliação contábil é a conferência dos valores debitados ou creditados nos registros contábeis da organização, confrontando-os com os respectivos suportes e documentos de origem, em caráter interno ou externo.
Ou seja, nada mais é do que a conferência mensal, semestral ou anual de cada conta contábil com os relatórios dos mais diferentes setores, que dão suporte aos lançamentos contábeis.
Cada conta Contabil do balanço deve ser verificada e ter a composição de saldo validada.
As planilhas de cálculos, relatórios e extratos nada mais são do que demonstrativos que auxiliam na conferência e na correção dos saldos.
Um relatório de repasse com juros, tarifas e atualizações é um excelente demonstrativo, por exemplo.
Mas por que é tão importante fazer uma conciliação contábil?
Ao longo da movimentação contábil de uma empresa, diversos lançamentos são feitos, gerando grande possibilidade de ocorrência de falhas nos descontos e nas compensações onde usar uma solução para automatizar o processo pode lhe ajudar muito.
Se esses erros não são corrigidos antes o fechamento mensal, os saldos das contas podem ser prejudicados, trazendo reflexos para as demonstrações financeiras da empresa, mascarando, portanto, sua situação patrimonial.
Entre os erros mais comuns podemos citar:
- Valores lançados a mais ou a menos;
- Troca de contas;
- Inversão de contas;
- Lançamentos em duplicidade;
- Omissão de lançamentos;
No encerramento da movimentação contábil do ano, por exemplo, é imprescindível que os saldos de todas as contas da contabilidade sejam corretos, ou seja, precisam corresponder exatamente aos saldos reais estimados na data de fechamento adotada.
E é aqui que está tamanha importância da conciliação contábil. Essa é uma ferramenta essencial para a manutenção precisa da escrituração contábil e da saúde das contas, para que sejam geradas as informações exatas para a gestão financeira e as tomadas de decisão do negócio.
O processo de conciliação contábil pode ser centralizado na própria área de contabilidade ou pelo envolvimento dos setores da organização que também são responsáveis pela geração dos fatos contábeis.
Quanto à periodicidade, o recomendável é fazer uma conciliação contábil com período sempre inferior a um mês. Assim, um erro de um mês não permanece no outro e no fechamento do ano, não terá retrabalho.
Os meios de correção mais utilizados pela conciliação contábil são: estorno de lançamento, lançamento complementar e lançamento retificativo.
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Quais são os tipos de conciliação contábil?
A conciliação contábil nas empresas pode ocorrer de três diferentes maneiras: conciliação bancária, conciliação de folha de pagamento e conciliação de clientes e fornecedores. Entenda as particularidades de cada uma delas:
Conciliação bancária
A conciliação bancária é uma comparação feita entre o saldo interno de uma empresa e o extrato bancário. As entradas e saídas de recursos financeiros são conferidas, somadas aos saldos e às movimentações da conta-corrente.
O comparativo precisa levar em conta cada operação e sua classificação de acordo com o planejamento financeiro.
O principal objetivo de uma conciliação bancária é avaliar se os procedimentos do controle interno estão corretos e se todos os lançamentos estão de acordo com os extratos bancários.
A conciliação bancária na parte contábil ocorre quando:
Um cheque é utilizado como maneira de aumentar o caixa. Débito – Caixa ou Crédito – Banco.
Um cheque é usado para pagar obrigações. Débito – Fornecedor ou Crédito – Banco.
Constam no extrato as tarifas cobradas pelos bancos para manutenção de conta. Débito – Despesas bancárias ou Crédito – Banco.
Conciliação de folha de pagamento
Na conciliação de folha de pagamento, os registros contábeis precisam refletir adequadamente as movimentações geradas pelo sistema de folha de pagamento.
O ciclo da folha de pagamento da sua empresa afeta muitos aspectos da contabilidade do seu negócio.
Além da remuneração dos colaboradores, as despesas de folha de pagamento também envolvem impostos, taxas de seguro-desemprego e obrigações fiscais federais. Por isso, conciliar a folha de pagamento no final de cada ciclo de pagamento é fundamental.
A relevância da conciliação de folha de pagamento está em:
Confirmar as horas por período de pagamento para cada empregado de acordo com a apuração do sistema de apontamento;
Garantir a taxa de pagamento para cada empregado, levando em conta horas extras e férias;
Confirmar que os salários devidos a cada empregado estão adequados com os cálculos do período de pagamento;
Verificar se as despesas de folha de pagamento para o período estão programadas na conta correta da empresa.
É sempre melhor executar a conciliação de folha de pagamento pelo menos dois dias antes da data de pagamento dos colaboradores, para se ter tempo de corrigir qualquer erro antes da efetivação.
Conciliação de clientes e fornecedores
A conciliação de clientes e fornecedores nada mais é que a comparação entre os valores provisionados e liquidados no sistema de contas a receber e contas a pagar da organização.
Este processo contempla a conferência dos relatórios gerados pelo sistema financeiro da empresa, onde são lançados os documentos de faturamento e recebimento da empresa (contas a receber), confrontando esses dados com a razão contábil das contas dos clientes.
O processo de conciliação de contas a pagar e razão de fornecedores tem o mesmo conceito, pois se trata de lançamentos de pagamentos no sistema financeiro da empresa, que serão confrontados com as razões contábeis das contas de fornecedores.
Em algumas organizações, a conciliação de clientes e fornecedores ocorre pela comparação entre saldos e composição da posição em aberto do que será pago e recebido.
A conciliação contábil é um instrumento de detecção de falhas e equívocos financeiros, mas também uma ferramenta controle preventivo, pois, realizada constantemente, é essencial a manutenção do controle financeiro e bom encerramento das demonstrações contábeis.
No vídeo abaixo demonstramos como a SOBIT pode lhe ajudar a integrar os relatórios de repasse de cartão e com isso lhe dar uma mãozinha na conciliação contábil.
Osmair Marangne - CEO na SOBIT | Empresa especializada em Automação de Rotinas Contábeis, graduado em Analise de Sistemas pelo Centro Universitário Padre Anchieta com MBA em Administração de Empresas pela FGV, atua na area de tecnologia à mais de 20 anos e trás em seus currículo de experiência e formação profissional com atuação em instituições financeiras, seguradoras e à 10 anos especificamente na gestão da SOBIT, focado em soluções para empresas contábeis.
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