10 dicas importantes para você se dar bem na entrega de seus SPEDs.

• por Osmair Marangne
• Deixe um comentário
• 22/09/2020

Olá contadores e contadoras, tudo bem?

Espero que na medida do possível, esta mensagem lhe encontre bem, digo isso devido a tudo que temos enfrentado neste ano.

Neste post, trago 10 dicas que vão lhe ajudar e muito na entrega de seus SPEDs, assim como, todas as obrigações assessórias correlacionadas ao mesmo, vamos lá!?

1 – Conversão de código de produtos.

Para que consiga entregar as obrigações correlacionadas ao SPED é muito importante, em inúmeras delas, que os códigos de produtos em seu sistema fiscal estejam com o equivalente número que é apresentado no sistema ou nos controles de seus clientes, uma vez que na entrega de obrigações com ECF, BLOCO K, BLOCO H, o que conta é o cadastro de produtos de seus clientes, não o do escritório contábil ou mesmo o do fornecedor de seu cliente.

Ocorre que muitas vezes com a importação automática de notas fiscais, o código utilizado no cadastro dos produtos dentro do sistema contábil acaba sendo o mesmo do fornecedor do seu cliente, e isso causa inúmeros erros no estoque e por sua vez no inventário, resultado? Os SPEDs não batem e com isso, muitas vezes os programas da RFB, ficam solicitando ajustes para o envio correto. Quando isso acontece ainda não é tão ruim, o problema mesmo é quando estes programas da RFB, não validão direito e um erro é enviado a RFB, neste caso seu cliente fica sujeito a penalidades previstas.

O correto e o mais assertivo a se fazer é realizar um cadastro no sistema contábil, tal qual o cadastro que seu cliente tem em seu sistema e com as entradas e saídas de produto, sempre bater o estoque e analisar direitinho se o sistema contábil está equalizado com o sistema de gestão empresarial utilizado pelo seu cliente.

2 – Destinação do item.

Os produtos que seu cliente compra, são para:

• 1. Revenda?
• 2. Usar internamente?
• 3. É matéria prima?
• 4. É insumo?
• 5. Está relacionado direta ou indiretamente a produção?

Realmente não é fácil, o fato é que os fornecedores deveriam, ao vender, colocar a destinação correta no produto, e os departamentos responsáveis, ao receber a mercadoria configurar corretamente no sistema de gestão, assim como, nos sistemas contábeis, mas...

Enfim, não é isso que acontece, então atualmente encontramos muitos contadores que, sem saber da destinação correta do produto, acabam tendo em seus sistemas contábeis a destinação apontada pelo fornecedor de seus clientes, ou seja a destinação dada ao produto por parte do fornecedor, quando o correto é escriturar as transações dentro do sistema contábil com a destinação correta para o produto dentro da empresa cliente da contabilidade.

Um agravante para esta situação é o fato, de que seu cliente pode comprar produtos que servem tanto para revenda como para uso e consumo.

hiddens

Teste agora mesmo, tenha uma excelente experiência, acredite,
isso vai fazer de você, nosso fã!

Clique aqui!

Exemplo:

Atualmente as farmácias, mercados e outros comércios, compram álcool em gel para revenda em seus estabelecimentos, porém muitos usam parte deste produto para uso e consumo em seus comércios, devido as novas diretrizes apontadas pela organização mundial de saúde. Ocorre que quando adquirido estas caixas e mais caixas de álcool em gel, a nota de saída do fornecedor acaba virando nota de entrada nos comércios e quando dada a entrada no sistema na maioria das vezes, erroneamente, os Códigos de produtos, os CFOPs e os CSTs, assim como outras informações, vão para o sistema gerencial daquela empresa, com as informações da nota de saída do fornecedor, o que é um erro, pois ali constam as informações e destinações que o fornecedor deu para aqueles produtos, no comércio, principalmente neste exemplo a uma serie de configurações e variáveis que devem mudar, para condicionar corretamente a destinação dada ao produto dentro da farmácia, mercado, assim como em outras emrpresas.

Então se determinado comércio comprou 10 caixas de álcool, 2 serão destinadas para uso e consumo e 8 serão destinadas a revenda.

É importante segmentar a escrituração desta nota, o fornecedor neste caso em especifico, enviará a nota assim:

- Nota fiscal número 00012, item 1 | Produto – álcool em gel | qtde – 10 caixas.

Então nesta nota teremos apenas 1 item que é o produto álcool em gel, porém 10 caixas, resultado o CFOP e o CST é sempre o mesmo para as 10 caixas de álcool em gel.

Uma prática muito comum no mercado contábil é escriturar tudo com uma única destinação e por obvio, neste caso a destinação dada as 10 caixas é a de revenda, porém essa destinação, ou seja os CFOPs e CSTs utilizados nesta transação geram custos ao cliente da contabilidade e fosse feito corretamente muito provavelmente geraria crédito tributário, pois 2 destas 10 caixas serão utilizadas internamente o que gera um crédito tributário, mas são pouquíssimas empresas que conseguem destinar corretamente neste nível de detalhe. O resultado é que o cliente da contabilidade acaba recolhendo mais impostos do que deveria e ser creditando muito pouco ou nunca.

Com o advento da Recuperação de Crédito Tributário, isso tem mudado muito, mas com a CBS, muita coisa deve mudar.

3 – Segmentação por item da nota.

Dentro da mesma nota você pode encontrar itens adquiridos para uso e consumo, para industrialização, para beneficiamento, revenda ou mesmo insumos.

O fato é que se o item não estiver enquadrado de forma correta, ou seja, as operações de compra e destinação correta, seja ela qual for, o cliente da contabilidade pode acabar recolhendo mais de que devia ou sonegando sem saber.

4 – Segmentação por CFOPS do item da nota.

No item anterior falamos sobre a segmentação de produtos e de itens da nota fiscal de compra e venda de mercadoria, neste item vamos falar um pouco sobre a segmentação de serviços.

Ocorre que inúmeros tipos de prestação de serviço, trazem consigo a possibilidade de segmentação da nota, por exemplo, é o que ocorre com empresas de publicidade e propaganda.

Quando a SOBIT contrata serviço de uma empresa de publicidade e propaganda para a realização de um evento, aquela empresa que dá toda assessoria para SOBIT gera um único orçamento de R$ 100.000, deste valor apenas 5% fica com a empresa de publicidade e propagando, todos os outros 95% viram repasse para outros fornecedores e esta é uma prática muito comum.

Então quando a nota da empresa de publicidade e propaganda chega no escritório de contabilidade, ela deve ser segmentada para o devido destaque e apuração de impostos.

hiddens

Teste agora mesmo, tenha uma excelente experiência, acredite,
isso vai fazer de você, nosso fã!

Clique aqui!

Veja em 2020 patrocinamos o evento “Marketing Contábil Summit 2020”, todo o evento foi organizado pela equipe do Anderson Hernandes, mas, mesmo assim, o espaço para a realização foi um hotel, os stands foram montados por uma outra empresa especializada, assim com o coffe break e outras inúmeras coisas, camisetas, itens promocionais, crachás e por ai vai.

Mesmo sendo muito competente, não foi tudo feito pessoalmente pelo "Anderson Hernandes", nem tão pouco pela sua equipe e, diga-se de passagem que isso é óbvio, mas a SOBIT recebeu apenas uma nota com o valor total do patrocínio, por óbvio também, entendemos que, quando da escrituração desta nota, houve sim, uma segmentação para segmentar destacar e apurar os impostos da parte da agência responsável pelo evento, os 5% que falamos anteriormente e zerar a base de cálculo dos outros 95%, pois seria errado e não faria sentido a agência recolher imposto sobre o todo, uma vez que houve repasse de valores para as inúmeras empresas envolvidas naquele evento.

Diga-se de passagem, foi um sucesso e em 2021 estaremos juntos novamente!

Ferramentas com o sistema SOBIT, trazem consigo soluções que automatização estes tipos de trabalho, veja, se você tem que fazer isso com uma ou duas notas, fazer manualmente até faz sentido, mas se tem que fazer este processo de segmentação de notas com centenas, milhares de notas ai a coisa complica.

Atualmente a SOBIT tem em sua carteira algumas dezenas de contabilidades que por sua vez, tem em sua carteira empresas de publicidade e propaganda, assim como outras que exigem esta segmentação de receita, e nossa solução tem feito muito sentido para todas estas contabilidades. Se você tem situações semelhantes ai em sua contabilidade, fale conosco talvez já temos o que busca e você não precisa mais ficar fazendo este trabalho repetitivo sem nenhum valor agregado!

5 – Conversão de unidade de medida.

É muito simples, você compra Coca-Cola de 2 litros para vender em seu estabelecimento, a indústria Coca-Cola, assim como suas distribuidoras, coloca na nota de saída: 1 PCT Coca-Cola. Porém ao chegar no comércio de seu cliente, ele naturalmente da entrada de 6 Coca-Colas de 2 litros, correto?

A pergunta é, como fica na sua escrituração fiscal?

Isso é muito comum no mercado, com isso existe uma série de exemplos, como: fio, cano, ferro, kit de peças de carros.

Você pode comprar um rolo de fio, muitas vezes até por Kg e vende por metro, rolo de placa de metal/aço e vender por metro², também pode comprar barras e barras de cano e vender por metrô, pode comprar um carro inteiro destinado ao desmonte e vender peça à peça, derreter a carcaça e revender o ferro para a indústria como matéria prima de reuso.

O comerciante varejista compra de caixas, lotes, fardos, paletes fechados e vende unitariamente, com certeza na hora de escriturar uma atenção fora do normal é muito importante, caso contrário não há SPED que feche e o validador vai ao delírio...(risos)

Muitas ferramentas no mercado tem solução para parametrizar e condicionar automaticamente estas conversões, você não precisa fazer manualmente.

6 – Segregação de receitas.

Muitas empresas clientes das contabilidades brasileiras, possuem mais de um tipo de atividade (por exemplo, venda de mercadorias e prestação de serviços), deverá segregar (ou seja, separar) o faturamento (receitas) de acordo com a espécie de transação, pois poderá haver tributos e alíquotas distintas para cada uma delas.

Um exemplo muito comum é o vidraceiro que vende o kit de box de banheiro, mas também instala o mesmo.

Duas notas devem ser geradas uma do Kit de box em si e outra da montagem do box no banheiro do cliente.

Tanto a venda do box como a prestação de serviço para instalação do box, têm tributações totalmente diferentes, por exemplo em uma temos a incidência de ICMS, já na prestação de serviço temos o ISS, assim como outras regras dada a legislação fiscal atual.

Uma das grandes discussões é sobre o ISS que é devido no município da Vidraçaria ou no munícipio do cliente onde o vidro foi instalado?

Você tem muita segmentação de receitas ai em sua empresa contábil?

7 – Integração sobre serviços tomados.

A automação e integração de serviços tomados sempre foi e ainda é uma grande pedra no sapato das contabilidades brasileiras, na verdade 5.570 pedrinhas, diferente das notas de entrada e saída e muito mais complicado do que as notas de cupom fiscal, que ficam sob os estados, as famigeradas Secretarias da Fazenda - SEFAZ, as notas de serviço tomado são de gestão dos munícipios e ai existe uma verdadeira guerra, justamente pelo ISS devido.

Veja, em um município como o de São Paulo, existem empresas que tomam serviço pelo brasil inteiro, arrisco dizer que pelo mundo todo. Pois bem, muitos destes serviços são prestados remotamente, ainda mais nesta fase do COVID-19 que vivenciamos, outros serviços são prestados localmente e por aí vai, a questão é: - Para quem devemos recolher o ISS?

Atualmente uma prefeitura não deixa claro a outra, quais os serviços que foram tomados ou mesmo prestados, pois isso poderia gerar uma guerra fiscal, assim como acontece com o ICMS, porém ao invés de 26 estados, mais o Distrito Federal, a guerra envolveria mais de 5.570 municípios.

Você já imaginou o tanto de imposto que a prefeitura de São Paulo deixa de recolher ou recolhe sem ter direito? Pois na cidade de São Paulo também temos muitas empresas prestando serviço em outros munícipios e recolhendo ISS em São Paulo!

Um sistema centralizado para serviço prestado e tomado, resolveria este ponto e até já temos um exemplo bastante interessante, mas não sei por que não evolui para os demais municípios.

Sim estou falando da nota fiscal de serviço eletrônica utilizada pelo Distrito Federal, lá em Brasilia não temos uma prefeitura e a nota de serviço segue quase que as mesma diretrizes e configurações que a nota de entrada e saída de mercadoria, então seria muito simples fazer com que todos os munícipios utilizassem este mesmo sistema para emissão de suas notas ficais, pronto ficaria tudo padronizado e em um único lugar, mas...

Bem, até isso aconteça, inúmeras empresas como a SOBIT desenvolvem integrações com inúmeros sistemas/municípios, para se ter uma ideia, a SOBIT atualmente já integra mais de 2.500 prefeituras, tanto para emissão de notas quanto para obtenção de notas ficais de serviço prestado, já no caso de serviços tomados estamos com cerca de 1000 prefeituras integradas, das mais variadas formas, por arquivo, via webservice, via API e muitos outros métodos.

A prefeitura que mais evoluímos quando o assunto é integração sobre notas de serviço prestado e tomado, é a prefeitura de São Paulo, onde, apenas com o certificado do contador conseguimos consultar notas de serviço prestado, tomado dentro e fora do munícipio São Paulo.

Muitas outras prefeituras também estão no mesmo caminho da prefeitura de São Paulo, onde o movimento fiscal das empresas é disponibilizado de uma forma ou de outra, porém a grande maioria dos sistemas destas prefeituras, só disponibiliza a consulta sobre notas de serviço prestado e tomados dentro do próprio munícipio, isso já é uma grande evolução, pois se voltamos a luz para prefeituras com Barueri, Itatiba e outras, o problema ainda é muito maior.

A SOBIT desenvolveu inúmeras soluções e atualmente consegue entregar para o contador notas de serviço tomado de inúmeros municípios, mesmo quando o cliente da contabilidade toma serviço de fora de seu município, nesta solução já temos aproximadamente 800 prefeituras homologas, porém com a entrada de novos gestores no ano que vem, muitos destas devem ser refeitas (novo prefeito, novo sistema).

8 – Cruzamento Fiscal.

A auditoria de movimentação fiscal, onde podemos cruzar informações, como por exemplo, escriturado no escritório, versos escriturado pelo cliente, versos escriturado pelos fornecedores, versos escriturado pelo fisco, traz a tona uma duvida muito comum entre os contadores e analistas fiscais.

- Será que escriturei todas as notas, será que escriturei corretamente todos os itens de cada nota? Será que as operações e transações estão corretas?

Pois é, a SOBIT também tem se questionado muito sobre isso e para resolver este problema, estamos com um projeto piloto, rodando em alguns clientes, onde construimos uma prova de conceito - POC, que compara o que está escriturado no sistema contábil, com o que está escriturado no SOBIT, com o que está na RFB e por ai vai, uma série de pontos de auditorias e verificação.

O resultado, vocês contadores mais céticos, já devem saber. Sim há inúmeras divergências foram encontradas nos cases que estamos rodando, uma serie de documentos escriturados automaticamente sem destinação correta, empresas prestadoras de serviço com produtos escriturados para revenda e estoques gigantescos, tudo precisando de atenção de um trabalho enorme de elisão fiscal.

A Elisão fiscal nada mais é do que uma prática comum na contabilidade que permite adequar uma empresa ao formato mais vantajoso de pagamento de impostos, sem que para isso cometa qualquer ilegalidade. A sua forma clássica atende também pelo nome de planejamento tributário, momento no qual é definido o regime adotado para o recolhimento dos tributos, assim como, o cadastro correto dos itens, dos produtos e a forma correta de compra e venda, ou mesmo industrialização.

9 – Configuração correta da base para uma boa entrega das obrigações assessorias.

A essa altura e depois de anos entregando SPED, você já deve saber que uma base de produtos, estoque, assim como, transações bem realizadas e corretamente escrituradas, faz muito diferença e lhe dá uma enorme vantagem e tranquilidade na hora de entregar o SPED, mas este não é nem de longe o cenário atual da empresas brasileiras, o que também não é nenhuma novidade.

Porém como tudo na vida existe o lado ruim e o lado bom, o bom do mercado estar assim, é que existem inúmeras empresas precisando de um especialista fiscal para corrigir e manter correto sua base, seus cadastros e suas transações(muitos empresário não sabem nem o que é TABELA TIPI), o que abre portas para prestação de serviço sobre consultoria fiscal, com muito mais valor agregado.

Mas muitos contadores ficam, periodicamente reclamando da qualidade da informação enviada pelo cliente, passam horas e horas acertando a movimentação fiscal para enviar o SPED, tem alguns que até se orgulham de saberem mexer no arquivo texto para depois enviar para o validador. Meus amigos, seu cliente não percebe valor algum neste serviço, você está trabalhando de graça e de uma forma nada inteligente.

O fato é que o contador precisa se livra de processos onerosos em sua estrutura, em sua empresa contábil, para que possa aproveitar oportunidades como está e prover aos seus clientes mais valor agregado, principalmente sobre os fatos geradores, pois é lá que toda contabilidade começa é muito importante ir na raiz do problema.

Se não existir nota de compra, se não existe nota de venda, se não existir movimentação financeira, fiscal e pessoal, se não existir nenhum fato gerador, não há o que escriturar.

O fato gerador do tributo é a ocorrência, em si, que traz à tona a exigência do respectivo ônus para o contribuinte.

A lei descreve situações que, ao ocorrerem na vida real, fazem com que se fixe o momento do nascimento da obrigação tributária.

Essa definição, contida na lei, das hipóteses em que o tributo incide ou em que o tributo deva ser cobrado, que denominamos de fato gerador da obrigação tributária.

O fato gerador é, assim, a situação de fato, prevista na lei de forma prévia, genérica e abstrata, que, ao ocorrer na vida real, faz com que, pela materialização do direito ocorra o nascimento da obrigação tributária, seja esta principal ou acessória.

E você contador e contadora, já está ai pensando para quais clientes vai oferecer um trabalho de Elisão Fiscal? Se sim conte com a SOBIT, nós podemos lhe ajudar nisso também!

10 – Equiparação de estoque e atualização de inventário.

Um trabalho muito árduo e não muito incomum, de um lado temos o cliente da contabilidade que por longos períodos compra, vende, perde, doa, revende, transforma, beneficia e por ai vai.

Tudo acontece na empresa cliente da contabilidade, sem uma conexão forte e segura com a contabilidade, com isso o que acontece? Muito simples, no sistema da empresa tem uma informação que não bate com a informação que está no sistema da contabilidade, que por sua vez vai entregar o SPED, pois bem o que esperar da entrega se analisarmos diretamente o BLOCO K, BLOCO H e outros...

Isso mesmo que você contador e/ou contadora, está pensando, um monte de alertas no validador e mais um cliente da contabilidade sujeito a multas e sanções previstas em lei.

Em conversa muitos contadores, muitos dizem que o SPED na maneira que ainda está possibilita a RFB, fechar quase que 70% a 80% das empresas brasileiras.

Em outras palavras se a RFB resolver não fazer mais vista grossa, um monte de empresa fecha.

A burocracia, as leis, e os processos de escrituração fiscal atual, assim como a carga tributária, deixam claro que vivemos em uma espécie de manicômio jurídico e fiscal, o que contribui para que o empresários estejam sempre a mercê, mesmo que seja o mais bem intencionado e honesto possível, é quase impossível o empresário brasileira não sonegar sem saber ou recolher mais impostos do que o devido.

A recuperação tributária, tem ajudado, mas com o advento da CBS, também deve no futuro cair por terra.

O processo de recuperação tributária, também deve ser muito bem feito, do contrário, pode acender algumas luzes na RFB e cedo ou tarde terá que responder, por isso, caso descida recuperar imposto procure um contador ou uma contadora, não se aventure, não contrate qualquer esperto que passar em sua porta! Muito cuidado!

Elisão fiscal e Recuperação Tributária, faça somente com um bom Contador ou Contadora!

#contabilidadedigital

#automaçãofiscal

#automaçãocontábil

#contabilidadeconsultiva

#vaisobitvai

#voasobitvoa

Eu performo empresas contábeis, e vocês, meus mestres e senhores, meus clientes e amigos, cientistas da riqueza, salvam o Brasil!

Muito obrigado por ler, estamos juntos!

E se gostou, curta e compartilhe com seus amigos e colegas de profissão!

E até o próximo post!