7 Dicas de Automação no Departamento Fiscal - Contabilidade
A automação fiscal oferece muitas vantagens para as contabilidades, como a otimização do tempo, além da melhoria da agilidade nos processos da contabilidade! Com isso, vários outros benefícios são percebidos. Você sabe quais são eles?
Nesta matéria, que trata do assunto especialmente voltado para contabilidades, você contador e contadora irão conhecer os principais benefícios e 7 dicas imperdíveis de automação no Departamento Fiscal. Vem comigo, fazer mais com menos!
Integração de dados
Eficiência e visão de negócio! Isso é o que a integração de dados, em função da automação fiscal, oferece às contabilidades. É eficiente pois, diferente do que acontecia no passado, o controle fiscal não é mais feito de forma descentralizada, e desconectada, o que tornava o trabalho muito mais desgastante e propenso a erros. O controle, além de automatizado e integrado agora é centralizado.
A contabilidade se baseia em fato gerador, correto?
E o documento fiscal traz consigo todas as informações inerentes ao fato gerador, onde a operação financeira traz um lastro fiscal e vice versa, este documento é de suma importância para a contabilidade.
hiddens
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No que diz respeito à visão de negócio contábil, com contadores e as contadoras conseguem visualizar a situação de maneira ampla, por meio de um sistema integrado, o qual lhe possibilita acesso aos documentos fiscais, assim que os mesmos são gerados, online e tempo real. Com isso, fica mais simples entender todos os processos contábeis, fiscais e organizar os documentos, que serão armazenados e também preparar as obrigações acessórias que serão enviadas ao fisco — isso sem falar na facilidade sobre o controle fiscal e tributário daquela movimentação.
Otimização do tempo e dos processos
Esse é um dos maiores benefícios da automação fiscal! Registrar, processar e armazenar documentos fiscais dos clientes da contabilidade, fica bem mais simples. Os colaboradores, que antes dependia muito de planilhas e outros tipos de documentos mais complexos, assim como ferramentas e assessórios tecnológicos (lembra do scan de código de barras, sim a “pistolinha” das notas), poderá otimizar o tempo e dedicar-se mais a outras atividades como recuperação tributária, consultoria tributária para reorganização de tabela TIPI, consultoria sobre precificação do cliente, por que não? São tantas as oportunidades desse mercado e você fica ai perdendo tempo com o que os sistema já fazem automaticamente? Até quando?
Veja um exemplo na prática: desde que surgiu a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), uma enorme quantidade de notas fiscais, passaram a ser armazenadas digitalmente, certo? Com esta medida, tudo é encontrado com poucos “cliques”. Os custos com papéis também diminuíram muito.
Lembra das planilhas impressas como os dados das notas, ou os danfes, sabe aquele passo a passo: Imprime, coloca régua para marcar, digita, risca, linha de baixo e vai de novo...aff é o fim do bacharel de contabilidade...não dá não!!!
Organização das informações
Por que organizar as informações de maneira manual e usar outros métodos obsoletos, quando se tem automação fiscal para fazer isso? Correr riscos desnecessários de não encontrar algum documento não faz sentido!
Um sistema de automação fiscal qualificado organiza as informações de maneira simples e fácil de se encontrar e usar. Com os dados ficam seguramente armazenados em nuvem, a qualquer momento os colaboradores, com acesso liberado, podem encontrar o que precisam e com isso você empresário e empresária contábil, pode planejar e iniciar a oferta e venda de novos serviços ao seus clientes ao invés de passar para outros profissionais o filé mignon do mercado contábil. Quantas vezes eu já vi contador indicando outro advogado para fazer recuperação de credito. E por fim ainda fazer todo o levantamento necessário, não dá né gente!
Segurança da informação
Que contabilidade não quer manter a segurança dos seus dados fiscais e contábeis, de clientes e fornecedores, não é mesmo? Existem sistemas de automação fiscal que mantém as informações na nuvem, utilizando-se de criptografia no envio e armazenamento destas informações.
Os sistemas de automação fiscal na nuvem garantem ainda que os dados não sejam perdidos por invasões ou falhas em máquinas.
Redução de erros e falhas
Com os dados registrados no sistema, que são lidos com facilidade através de relatórios, os números serão mais precisos. Deste modo, as análises e levantamentos e as tomadas de decisão serão feitas com mais segurança e eficiência, o que contribui para a redução de falhas na empresa.
Em tempo de CORONAVIRUS, não é nada mal tem a informação na palma da mão em tempo real, não é?
Manter as informações de acordo com a legislação e contar com informações corretas e coerentes ao fisco é indispensável para ficar longe das multas e processos judiciais. Por meio da automação fiscal, os riscos de falhas e problemas de origem tributária são reduzidos e tendem a ZERO.
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Os processos automatizados garantem diversos benefícios nos campos administrativo, operacional e comercial, como você acabou de confirmar. Entre eles, destacamos a integração de dados, que aumenta a eficiência e a visão do negócio, a otimização do tempo e organização das informações, que em virtude de estarem disponíveis a qualquer momento e no mesmo lugar, facilitam a vida dos colaboradores e evitam falhas. Tudo isso, feito por meio da automação fiscal e de modo seguro!
Com a automação fiscal, é possível ajustar os processos ao ponto que as tarefas possam ser executadas por pessoas até mesmo sem conhecimento aprofundado.
As necessidades do departamento fiscal passam a ser da empresa contábil de fato e não dos colaboradores, onde na ausência de um, outro pode assumir, tendo uma curva de aprendizado muito curta.
Então vamos as 7 dicas de automação para o departamento fiscal de sua Empresa Contábil – Contabilidade
1. BPO FISCAL
Não é raro encontrar contadores que assumem o serviço de emissão de notas para seus clientes, a final o empresário dono do comércio entende de vender a coca-cola e comprar a coca-cola, ele não tem interesse em saber de substituição tributária, CFOP, CST, natureza de receita ou conversão de unidade de medidas, o que ele quer saber é de comprar a coca-cola por “X” e vender por “X+Y” o resto pra ele não importa muito, não é verdade, assim também funciona para os prestadores de serviço o vidraceiro-quer colocar o vidro, o mecânico – concertar o carro, o programador entregar o sistema etc...
O empresário não quer perder tempo com emissão da nota e tal, embora seja muito importante para a saúde do negócio e o cumprir da legislação fiscal.
Surge então uma oportunidade para os contadores e as contadoras de plantão, agregar mais está serviço em seu portifólio e com isso agregar mais valor ao serviço prestado, além de fidelizar seus clientes e criar uma barreira muito grande para seus concorrentes. Ter em seu portifólio mais um serviço para oferecer para os clientes de sua carteira e novos clientes também é sensacional.
Mas cuidado, é preciso saber vender este serviço, é preciso saber negociar, pois conheço um monte de escritório que não soube negociar e agora fica emitindo nota para o cliente sem ganhar nada, cuidado!
Outro ponto de atenção é – como fazer para entregar o serviço que vendeu de maneira inteligente e fazer dar lucro? Bem, é preciso inserir bons sistemas e muita tecnologia, imagine se conseguir um cliente, prestador de serviços, que tem filial e/ou atuação em 50 municípios e tiver que emitir notas em todos estes municípios, na unha, uma a uma.
Como emitir notas de serviço em 50 municípios diferentes? Em 50 sistemas diferentes? Pois cada prefeitura pode ter o seu?!?! Ah! Que loucura!!!
Acredito que os valores dos honorários não irão compensar, não é mesmo? Pois se tiver que manter controle sobre senhas, certificados, token e outros, necessários ao acesso desses sistemas de prefeitura, além de que cada sistema se comporta de um jeito e quando tiver que substituir o funcionário, já pensou...complicado não é...
Ah! Tinha me esquecidos do recapchat do google, aquilo dá um nervoso...(risos)
Pois bem, existem muitos sistemas no mercado que permitem, após uma configuração inicial, inclusive carga de dados, muito simples, não só a emissão de notas fiscais de serviços para inúmeras prefeituras a partir de um único ponto, assim como, toda gestão fiscal de seus clientes em um único lugar, uma única plataforma. Isso sem falar que terás acesso a toda movimentação e poderá cuidar para que não ocorram erros comuns na emissão de notas fiscais.
Analisando desta forma, a coisa muda de figura e começa a fazer sentido ofertar este novo serviço para todos os clientes da sua contabilidade.
2. Busca automática de notas de Entrada – Notas de Compra
Ainda temos contabilidades com dificuldades para obter as notas eletrônicas de entrada, de seus clientes, este número tem diminuído muito, mas ainda encontramos alguns casos.
Sendo pioneira, desde 2008 a SOBIT, já tem solução web para consulta de notas fiscais eletrônicas direto no site da Receita Federal Brasileira – RFB, lembro-me bem que no final de 2008 ao apresentar esta funcionalidade em uma evento do SESCON-SP, um dos contadores presentes, achou que o que estávamos fazendo era alguma enrolação, mas quando configurei, ali na hora, uma empresa dele em nosso sistema e comecei a consultar as notas ele ficou boquiaberto por algum tempo e na sequência disse:
“Isso aí não é desse mundo, isso deve até ser no mínimo proibido, como que você fez isso!”
Nós rimos muito daquela reação e o senhor Gustavo Piccolo da empresa Enfoque Contábil, se tornou nosso cliente e é até hoje.
Ah! Deixa-me fazer um parêntese aqui, a SOBIT não só consulta os XMLs lá na RFB, nós também:
1. Armazenamos em nuvem;
2. Convertemos em outros arquivos;
3. Geramos relatórios sobre a movimentação fiscal;
4. Baixamos os arquivos automaticamente na máquina do contador para posterior importação no sistema contábil;
5. E em inúmeros casos, nossos robôs, ainda importam os arquivos nos sistemas dos contadores.
É mole, uma solução que vai na receita federal consulta a notas emitidas contra os clientes da contabilidade, armazena cópia dessas notas em nuvem, disponibiliza cópia no servidor do contador e ainda importa estas notas no sistema do contador, dá para acreditar? E se eu falar que tem mais? Pois tem, mas isso é matéria para um outros post e para deixar você ainda mais curioso, como que você:
1. Segmenta a receita notas de empresas de publicidade aí em sua contabilidade;
2. Altera destinação (CFOP,CST e outros);
3. Altera alíquotas quando necessário enquadramento especifico;
4. Altera unidade de medida;
5. Altera códigos;
6. Equipara estoque;
7. Gera, importa, atualiza e integra inventário;
8. Preenche bloco k e h?
Nossa é muita coisa e não para por aí, o departamento fiscal apresenta uma legislação muito complexa e por isso temos tantas soluções implementadas.
Vamos para a próxima dica?
3. Consulta de notas fiscais de Saída
Aqui temos um problema sério, pois notas de entrada tem um monte de solução no mercado, mas e saída? Pouquíssimas não é!
Fique tranquilo tem como automatizar também a consulta de notas de saída, não é fácil, exige maior alinhamento com seus clientes no uso das tecnologias disponíveis, em muitos casos, o estado atual da técnica, não nos permite ir muito longe, mas você vai ter os arquivos de notas de saída, seus XMLs de venda, ai em sua empresa contábil, sem tanto sacrifício, de uma forma muito melhor do que a atual, pode acreditar!
Existem inúmeras soluções como a dá SOBIT, que vai lá no seu cliente busca as notas, automaticamente, guarda em nuvem e também baixa uma cópia no servidor do contador.
Sim, antes que você pergunte, dá para fazer um robô que importa as notas de saída, já até tem...
4. Notas de serviço prestado
Atualmente existem sistemas no mercado contábil que permitem a busca automática de notas de Serviço Prestado. Neste momento você deve está pensando...
“- Ah! Se eu entrar no site da prefeitura eu mesmo pego, não preciso contratar outro sistema para isso!”
Pobre gafanhoto! Muito provavelmente você tem em sua carteira 1 ou 2 clientes com meia dúzia de notas, em uma única prefeitura.
Agora pense no seguinte cenário que temos aqui:
1. Centenas de contabilidades em nossa plataforma;
2. Boa parte delas tem mais de 500 empresas de serviço em suas carteiras (sim, algumas delas são concorrentes diretos da Contabilizei);
3. Quase todas emitem notas em vários municípios.
Investir em tecnologia, processos autômatos é a única maneira de dar conta do recado. Então é necessário buscar uma ferramenta no mercado para fazer isso, mais rápido, de forma mais assertiva, eficiente e eficaz, sempre de olho na rentabilidade, escala e gestão de custos e riscos da empresa contábil.
5. Notas de serviço tomado
Aqui o bicho pega de verdade, é sério, até a publicação dessa matéria não conheço outra empresa que faz esta automação e integração fiscal, sobre notas de serviço tomado, a SOBIT é única até aqui, mar azul, um oceano sem concorrência e sabe por quê?
Porque o próprio terreno é muito complicado...(risos)
O fato é que os municípios não são integrados e muitos deles não tem consulta de notas de serviço tomado, nem mesmo quando o serviço é tomado no mesmo município do prestador, não é incrível isso?
Por exemplo se você compara uma mercadoria no estado de São Paulo você pode consultar esta nota no site da Secretaria da Fazenda de São Paulo e/ou no site da Receita Federal Brasileira, então você sempre terá, no caso de notas de entrada e saída de mercadoria, o site da fazenda de cada estado e o site da RFB, mas quando falamos de notas de serviço isso não funciona.
Quando olhamos e analisamos as prefeituras com “bons sistemas”, como é o caso da prefeitura de São Paulo, conseguimos ali, buscar as notas de serviço prestado, tomado, dentro e fora do município, apenas com o certificado do contador e atualmente com nossos robôs (leia sobre RPA), já conseguimos ir além, ou seja, fazer esta busca de notas de serviço prestado até mesmo sem certificado algum, não é lindo...(risos).
Conheço contadores que vão ao delírio ao ver isso funcionando e servindo ao seu propósito, é o caso do Leandro Bueno do Escritório São Lucas e do Rogério Pereira da Fisconnet, do Wladimir Bersanetti Rodrigues do Escritório São Paulo e uma galera aí, a lista é gigante, graças à Deus.
hiddens
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Mas e quando saímos do cenário do Município de São Paulo e olhamos para todo nosso país com dimensões continentais – BRASIL?
Meu querido contador, minha querida contadora, tenho certeza que vocês sabem o parto que é isso...(risos)
Temos 26 estados e um Distrito Federal, 5570 cidades e mais de 211 milhões de brasileiros segundo o último senso.
https://censo2020.ibge.gov.br/sobre/numeros-do-censo.html
Pois bem, a SOBIT também tem solução para automatizar a busca de notas de serviço prestados de outras prefeituras (consulte-nos), não é uma solução muito convencional, mas conseguimos, e já tiramos muitas contabilidades do gasto com digitação, do risco de ficar sem escriturar, escriturar com atraso e pôr fim ao retrabalho.
Se você precisa consultar e integrar automaticamente notas de serviço tomado, entre em contato com nossa equipe comercial eles te explicam como tudo funciona.
Ah! Aqui é mar azul de fato, não tem ninguém fazendo só a SOBIT, pelo menos até a publicação deste post, pois concorrência, Ah! A concorrência! E igual capim e formiga, tem em todo lugar, graças a Deus! A concorrência estimula o crescimento e evolução do mercado, a gente cresce, nem que for a força!
Chega de conversa e vamos para a próxima dica!
6. Download de notas, período retroativo
Aqui o bicho pegou depois que a Receita Federal Brasileira atualizou seu sistema e, agora não é mais permitido baixar notas sem o certificado digital de um dos participantes da operação. Aquele negócio de ficar vendo as notas do amiguinho já era!!! Não é assim que se faz benchmarking...(risos)
Por outro lado, existem empresas que conseguem através de seus sistemas, assim como a SOBIT, buscar notas fiscais de períodos retroativos, e eu não estou falando dos 3 meses liberados pela RFB, estou falando desde quanto foi implantado o sistema de Nota Fiscal Eletrônica (NFe) no país, por obvio, desde quando a empresa a ser consulta tenha aderido ao sistema Eletrônico de Emissão de Notas Fiscais, pois como todos sabem esta adesão, foi realizado de forma gradativa.
E como tudo acontece?
Funciona assim, você cadastra as empresas que deseja consultar, inclui lá as chaves das notas e clica em consultar, poucos minutos depois estas ferramentas trazem as notas fiscais, os XMLs e lhe permite fazer downloads destes documentos.
Se você é um daqueles que lê e diz: “– Ah! Mas seu tiver a chave eu mesmo busco no site da RFB...”
Das duas uma, ou você tem poucas notas para consultar, ou você está gastando seu tempo e dinheiro com uma tarefa de baixo valor agregado, está na hora de ler e aprender mais sobre contabilidade digital, faça isso antes do concorrente bater à sua porta e o seu cliente abrir.
Recentemente eu e um cliente, amigo, brother que não posso falar o nome...(risos)... me apareceu aqui com um achado, uma excelente oportunidade. Tratava-se de uma empresa que já tinha sido autuada em mais de 18 milhões, por não ter os XMLs
Sério 18 milhões, já pensou uma p*(&* dessa?
Então o meu amigo veio e contou a seguinte história.
- Osmair, seguinte, estou com um problema muito sério, o cliente usa uma ferramenta dessas de buscar notas ficais, que guarda nota fiscal nas nuvens, muito boa e tal, porém todas as notas dos últimos 5 anos, não tem validade jurídica/legal, pois não tem protocolos e assinaturas digitais, ferrou!
hiddens
Teste agora mesmo, tenha uma excelente experiência, acredite,
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Como já estou nisso a mais de 10 anos, já saquei que as notas foram consultadas e baixadas sem manifestação do destinatário, complicado, você tem isso aí também? Se tem é melhor ficar esperto! Para o contador não dá nada, mas para o cliente que passar por uma fiscalização, pode dar autuação, pois os XMLs sem o protocolo corretamente assinado digitalmente falando, tem o mesmo valor que o DANFE e não serve no momento da fiscalização.
Resumindo a história, o que fizemos? Simples, como tudo o que fazemos aqui, na SOBIT!
Pegamos os SPEDs entregues naquele período, também cruzamos com as notas que ele tinha sem validade Jurídica/legal e encontramos todas as chaves que precisávamos, alguns milhares de chaves, colocamos tudo no sistema da SOBIT aguardamos, aguardamos e aguardamos. E horas depois tínhamos todos os XMLs daquele período com seus devidos protocolos e assinaturas digitais, top não! Like a Boss!
Pronto o cliente entrou com recurso para não pagar os 18 milhões...não acompanhei o desenrolar todo, pois meu trabalho era simplesmente conseguir buscar as notas, recebi minha parte e pronto.
Atualmente com a crescente demanda por recuperação de crédito tributário esta solução está auxiliando inúmeros contadores e até outros profissionais que não contadores, mas também fazem RT.
7. Manifestação do destinatário
Aqui temos uma oportunidade enorme de mostrar valor para os clientes da sua contabilidade, além de elevar muito o nível de segurança sobre a escrituração de notas fiscais.
Muitas ferramentas assim como a SOBIT trazem uma solução para manifestação do destinatário da nota.
Basicamente funciona assim, toda nota emitida contra seu CNPJ, desde que seja emitida pelas vias normais e corretas, aparecem no webservice da Receita Federal Brasileira, onde o comprador e/ou destinatário pode na hora dizer se tem ou não conhecimento sobre aquela nota, ou seja, dar a ciência e posteriormente confirmar ou rejeitar a operação.
Quando você faz a manifestação da ciência, você sinaliza para a receita federal brasileira que sabe da existência daqueles documentos, mas tem 180 dias para confirmar a operação.
Um detalhe muito importante é que quando você dá ciência da nota, você bloqueia o documento não permitindo ao Emitente que cancele, altere ou faça qualquer “gambiarra” que possa te prejudicar no futuro.
“Caaaaalaaaaarrroooo” que ai em seu sistema contábil, em sua empresa contábil, não tem isso, mas em muitas empresas contábeis, ao analisar a movimentação fiscal de alguns clientes, podemos encontrar fornecedores e por que não clientes daquela contabilidade fictícia, emitindo notas para fazer adiantamento de recebíveis e no momento seguinte ao recebimento do numerário, é feito o cancelamento da nota para não gerar a necessidade de pagamento dos impostos, uma vez que a nota foi emitida apenas para levantar capital, se não me engano isso é crime, mas não vou entrar no mérito, pois não é objetivo do post.
Outra prática bem comum é a lavagem de dinheiro, assim como outras artimanhas, maracutaias, muito criativas, que podem colocar sua empresa contábil e seus clientes em maus lençóis, então esta funcionalidade, anota ai MANIFESTAÇÃO DO DESTINATÁRIO, pode salvar sua empresa contábil e seus clientes e colocar sua empresa contábil em um nível muito superior de segurança e qualidade sobre os documentos fiscais escriturados.
Em poucas palavras a MANIFESTAÇÃO DO DESTINATÁRIO é uma validação fim a fim muito interessante, fazer uso vai lhe trazer ótimos resultados. Não tem ferramenta? Conheça a www.sobit.com.br, você vai adorar!
Agora se ainda fica buscando notas sem manifestar a ciência, dá uma relida no item 6 acho que se o fiscal visitar seus clientes com XMLs sem validade jurídica o “bicho vai pegar”.
hiddens
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Bem contador e contadora, aqui me despeço e, com um enorme sentimento de gratidão por ter lido até aqui, espero que tenha atualizado e enriquecido um pouco mais seus conhecimentos sobre automação fiscal.
Mas, a pergunta que não quer calar é: “- E você aí, sua empresa contábil, implantou automação fiscal? Como foi? E agora depois de implantar, sentiu diferança? Ainda não!”
Estamos aqui para isso, oferecemos uma solução para que você automatize as rotinas em sua contabilidade e torne-a muito mais produtiva!
Quer saber mais?
Consulte nosso www.sobit.com.br ou ligue para (11) 4606-4469
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Eu performo empresas contábeis, e vocês, meus mestres e senhores, meus clientes e amigos, cientistas da riqueza, salvam o Brasil!
Muito obrigado por ler, estamos juntos!
E se gostou, curta e compartilhe com seus amigos e colegas de profissão!
E até o próximo post!
Osmair Marangne - CEO na SOBIT | Empresa especializada em Automação de Rotinas Contábeis, graduado em Analise de Sistemas pelo Centro Universitário Padre Anchieta com MBA em Administração de Empresas pela FGV, atua na area de tecnologia à mais de 20 anos e trás em seus currículo de experiência e formação profissional com atuação em instituições financeiras, seguradoras e à 10 anos especificamente na gestão da SOBIT, focado em soluções para empresas contábeis.
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