8 dicas sobre Gestão de XML’s – Notas Fiscais Eletrônicas - NFe
Mesmo depois de anos da implantação da nota fiscal eletrônica, uma das fases de um grande projeto do governo denominado SPED, muitas dúvidas ainda pairam no ar, neste post vamos tentar aclarar algumas delas, então vem comigo!
Realizei algumas buscas na internet e consegui muitas respostas para inúmeras questões e pasmem boa parte se não todas tem suas respostas baseadas e referenciadas no site da própria RECEITA FEDERAL BRASILEIRA - RFB.
O fato é que o projeto SPED tem uma página construída e mantida pela RFB e embora traga inúmeros termos técnicos, está pagina traz informações da alta relevância.
Então vamos as dicas:
1. As empresas são obrigadas a guardar a NF-e pelo período previsto na legislação (5 anos). Ela pode armazenar esses arquivos em banco de dados?
A NF-e é o arquivo XML assinado digitalmente agregado com a sua respectiva autorização de uso. Esses elementos é que devem ser armazenados, no mesmo formato que foram transmitidos e autorizados.hiddens
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A manutenção das informações em banco de dados é decisão do contribuinte. Esses bancos de dados são importantes para as questões operacionais da empresa, mas não substituem a obrigação da guarda do XML da NF-e.
E você tem feito controle dos documentos fiscais de sua empresa contábil e de seus clientes?
2. Como fica a emissão da declaração de ingresso das NF-es emitidas para a Zona Franca de Manaus – ficará disponível automaticamente assim que a mercadoria adentrar o Estado de destino?
A SUFRAMA desenvolveu uma versão do Sistema de Internamento de Mercadoria Nacional – SINAL compatível com a NF-e que facilita o processo de envio da documentação fiscal, registro e vistoria das mercadorias destinadas à área incentivada administrada pela SUFRAMA.
O novo sistema prevê um maior controle do processo de internamento de mercadorias pelos emissores de NF-e, resultando na simplificação e maior agilidade de comprovação do internamento de mercadorias destinadas à área incentivada administrada pela SUFRAMA.
Consulte o site da SUFRAMA para maiores informações: www.suframa.gov.br.
3. Em caso de sinistro ou perda do arquivo eletrônico das NF-e, seriam estas disponibilizadas para recuperação por parte da SEFAZ ou SRF?
Não. Da mesma forma que a guarda das Notas Fiscais em papel fica a cargo dos contribuintes, também a cargo destes ficará a guarda dos documentos eletrônicos. Ressalte-se que os recursos necessários para a guarda do documento digital, incluindo backup, têm um custo muito inferior do que a guarda dos documentos físicos, permitindo ainda a rápida recuperação do arquivo e suas informações.
Caso você, contador(a) e/ou seu cliente, tenha perdido as notas a SOBIT, muito provavelmente, poderá lhe ajudar, pois através de nossa tecnologia conseguimos recuperar muitos documentos fiscais, caso tenha interesse, cadastre e teste gratuitamente agora mesmo.
hiddens
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4. As empresas (emitentes e destinatárias) deverão guardar algum tipo de documento (NF-e ou DANFE)?
A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter as NF-e em arquivo digital pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente deve armazenar apenas o arquivo digital.
No caso da empresa destinatária das mercadorias e da NF-e, e que seja emitente de NF-e, ela não precisará guardar o DANFE, mas apenas o arquivo digital recebido.
Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, poderá, alternativamente, manter em arquivo o DANFE relativo à NF-e da operação pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.
Reforçamos que o destinatário sempre deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e, tenha ele recebido o arquivo digital da NF-e ou o DANFE acompanhando a mercadoria.
Aqui na SOBIT milhares de contadores e contadoras contam com nossa solução para Armazenar, Importar, Entregar e Gerir os XML's, você também pode contar com a SOBIT!
5. É correto afirmar que, como a Secretaria da Fazenda já recebe a NF-e, a empresa emitente não mais precisa guardar a NF-e?
Não. O emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-es pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais. Quando solicitado, deverão apresentar os arquivos digitais à administração tributária.
Caso o destinatário (comprador) não tenha condições de receber o arquivo digital, deverá armazenar o DANFE pelo prazo decadencial.
É importante ressaltar, que a guarda dos XML's é muito mais simples e interessante em inúmeros pontos, isso sem falar que ao longo do tempo, armazenar, gerir, guardar documentos, além de caro e arcaico, expõe a informação, ali contida, a muitos riscos, principalmente de segurança dos dados.
6. Considerando que a Secretaria da Fazenda já recebe a NF-e, seria correto afirmar que as informações da NF-e não precisarão ser mais fornecidas ao Fisco na entrega de arquivos de escrituração eletrônica?
Não. As obrigações acessórias a que os contribuintes estão sujeitos deverão contemplar também as informações já transmitidas por meio da Nota Fiscal Eletrônica.
Com a implantação progressiva da NF-e, bem como os demais subprojetos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) – Escrituração fiscal e Escrituração Contábil digital a tendência é que, futuramente, estas informações já estejam todas contempladas nos diversos módulos do sistema. Até a efetiva implantação destes módulos, as informações continuam devendo ser fornecidas ao Fisco conforme legislação em vigor.
hiddens
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7. Com a NF-e continua necessário gerar o RIEX, SINTEGRA, GIA, livros fiscais, etc? Haverá integração dos sistemas de NF-e com os softwares destas declarações?
Neste momento, ficam mantidas todas as obrigações acessórias às quais os contribuintes estão sujeitos atualmente, com exceção da AIDF para a emissão de Nota Fiscal Eletrônica.
Com a implantação progressiva da NF-e, bem como os demais subprojetos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) – Escrituração fiscal e Escrituração Contábil digital – a tendência é que, futuramente, diversas obrigações acessórias, como as citadas, sejam paulatinamente substituídas ou dispensadas.
8. Com a NF-e continua necessário obter previamente a AIDF (Autorização de Impressão de Documento Fiscal)?
Para a NF-e não existe mais a AIDF, uma vez que não há mais a impressão gráfica de documento fiscal. O procedimento de autorização de uso do documento fiscal passa a ser automático e executado para cada Nota Fiscal emitida. Se a empresa é obrigada a emitir, também, outros modelos de documento fiscal (ex.: nota fiscal de venda a consumidor), deverá solicitar a AIDF para esses documentos.
Conclusão
Você, contador, contadora, empresário em geral, que precisa armazenar os XML’s por 5 anos, deve lembrar que os XML’s são arquivos digitais com tamanhos relativamente pequenos, então antes de encher salas e mais salas de arquivos físicos e/ou Danfes, que não tem valor legal algum, pense primeiro em uma solução on-line, com acesso 24/7, com segurança, redundância e tudo mais, que a tecnologia do mundo contemporâneo pode oferecer.
Nos das atuais existem muitos sistemas, muitas soluções online, com aplicativos e tudo mais, que podem lhe deixar sempre a par de todas as notas emitidas pela sua empresa ou contra a sua empresa. Ou seja, vai ficar ligado em tempo real na movimentação fiscal de sua empresa e, sempre que solicitado terá as notas fiscais eletrônicas na palma de sua mão.
A SOBIT tem solução web e também um App (aplicativo mobile), para que você possa ter total controle e tranquilidade quando o assunto é Notas Fiscais Eletrônicas – XML’s.
Fonte da Informação: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/perguntasFrequentes.aspx?tipoConteudo=lWG+ydeHRQg=
Bem contador e contadora, aqui me despeço e com um enorme sentimento de gratidão por ter lido até aqui, espero que tenha atualizado e enriquecido um pouco mais seus conhecimentos sobre Gestão de XML's, Automação Fiscal e Automação Contábil.
Mas, a pergunta que não quer calar é: “- E você aí, sua empresa contábil, está total-digital ou ainda no tradicional? Onde estão seus XML's e os XML's de seus clientes?”
Estamos aqui para isso, oferecemos uma solução para que você automatize as rotinas em sua contabilidade e torne-a muito mais produtiva, segura, escalável e sobre tudo rentável!
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Eu performo empresas contábeis, e vocês, meus mestres e senhores, meus clientes e amigos, cientistas da riqueza, salvam o Brasil!
Muito obrigado por ler, estamos juntos!
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E até o próximo post!
Osmair Marangne - CEO na SOBIT | Empresa especializada em Automação de Rotinas Contábeis, graduado em Análise de Sistemas pelo Centro Universitário Padre Anchieta com MBA em Administração de Empresas pela FGV, atua na área de tecnologia à mais de 20 anos e trás em seus currículo de experiência e formação profissional com atuação em instituições financeiras, seguradoras e à 10 anos especificamente na gestão da SOBIT, focado em soluções para empresas contábeis.
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