Automação Contábil: Entenda como funciona e quais seus benefícios!

• por Osmair Marangne
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• 28/08/2022

A automação contábil é um conceito extremamente poderoso, embarcado de tecnologia, processos e boas práticas, vem de encontro a aceleração de empresas contábeis que desejam eliminar problemas e processos onerosos que não lhe permitem escalar. Todavia, apesar de diversos profissionais da contabilidade contemporânea aceitarem a perspectiva de uma abordagem mais automatizada dos princípios contábeis, existem aqueles que temem perder seus empregos para essas tecnologias que invadiram o mercado contábil brasileiro.

Semelhante a um assistente, porém automatizado, os softwares de automação contábil, podem definitivamente ajudar os profissionais do setor contábil, fiscal e pessoal a realizar suas tarefas com mais precisão, eficácia e eficiência.

Mas você sabe o que é automação contábil? Não? Então, fica comigo, preparei este post para tirar muitas dúvidas sobre o assunto!

O que é a automação contábil e como ela funciona?

Nos últimos anos, o termo “automação contábil” tem sido usado para determinar todas as ferramentas, melhorias e otimizações aplicadas nos processos padronizados de uma empresa contábil. O fato é que, as ferramentas que existem no mercado contábil, e sua grande maioria, datam de mais de 20 anos, e não foram construídas com o intuito de transformar as empresas contábeis e em empresas digitais, tão pouco transformar seus usuários e usuários de inteligência artificial (IA), com isso muitas duvidas saltam em meio a um cenário complexo e caótico.

No entanto, estas empresas conseguiram ao longo do tempo introduzir melhorias incrementais, aplicações periféricas e fazer com que os profissionais de contabilidade se acostumassem, aos poucos, com a ideia de automação do fluxo de trabalho. Com os novos recursos de aprendizado profundo e inteligência artificial, começamos a vislumbrar o que realmente será possível fazer no futuro.

O fato é que toda documentação que transita pela contabilidade são documentos legais. Cometer erros em documentos desse tipo pode e irá prejudicar sua empresa contábil e os negócios de seus clientes. Essa é uma das razões pelas quais a entrada automatizada de dados é uma iniciativa comum, em empresas contábeis de todos os tamanhos.

O objetivo comum é zerar a entrada manual de dados, o que praticamente elimina a função tradicional da contabilidade. A automação também elimina processos redundantes e otimiza a segurança das informações no armazenamento, reduzindo o número de pessoas que precisam de acesso a sistemas de dados críticos.

Quais os seus benefícios?

Por definição padrão, a contabilidade é a ciência que estuda e pratica as funções de orientação, controle e registro relativo aos atos e fatos da administração econômica segundo o Congresso Brasileiro de Contabilidade.

Em outras palavras: Contabilidade = Registro de Fatos.

Sistemas totalmente autonômos são extremamente fieis a realidade dos fatos, com uma capacidade de controle, registro e gestão da informação muito superior aos seres humanos.

Em inúmeras situações os hardwares e softwares conseguem ser muito superiores aos seres humanos, porém não se trata somente de fazer mais, mais rápido e com melhor custo. Reduzir os custos sobre a produção e serviço em determinado processo faz todo sentido, mas não é só isso.

A tecnologia embarcada no contexto de automação contábil traz a tona uma infinidade de oportunidades e possibilidades para as mentes brilhantes, que agora, livres de processos, rotinas padronizadas e repeditivas, podem de verdade explorar a ciência contábil com muito mais afinco. Este trabalho deve com o tempo, gerar inúmeros resultados extremamente positivos em toda a econômia do país.

Veja, empresários melhor assessorados se tonam cada vez melhor preparados, criando, gerindo e mantendo negócios cada vez mais saúdaveis.

Sim, uma nova era empresárial pode ter início na automação contábil.

Gestão dos Negócios.

Já há algum tempo, o empresário brasileiro, cliente da contabilidades, vem exigindo cada vez mais das empresas contábeis. O fato é que muitos deles tentam e buscando de uma forma ou de outra, justificar o investimento feito em contabilidade. Dada a situação atual do País, entendemos que vez ou outra, não faz sentido, investir tanto em um prestador de serviço que, a cada dia lhe entrega mais e mais DARFs para pagar, não é verdade?

No linguajar popular: “Bora arrumar um baratinho para emitir esses Darfs e pronto...”

Todos nós que já estamos no meio contábil a um bom tempo, sabemos que o barato sai caro, e que este tipo de profissional contábil, não entrega o que de fato deveria e que isso trará resultados negativos no futuro, mas... este é tema para outro post...

Voltando aqui...por outro lado, o empresário brasileiro em linhas gerais é carente de gestão de negócios, fluxo de caixa e não há nada mais importante para a gestão de uma empresa do que a própria contabilidade desta empresa, porém esta contabiidade deve esta em dia e este é um ponto muito importante. Imagine você em sua empresa rodando um PDCA, porém utilizando em suas analises dados de 3,4,5 e até de 9 meses atrás. Não dá, não tem como!

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Resumindo o bom empresário não quer mais tão somente os DARFs, ele quer algo à mais! Bons empresários, pagam bem, pagam em dia, valorizam o prestador, porém são cada vez mais exigentes. Eles querem mais, por exemplo um grafico de performance. Redução legal de impostos sobre a folha. Redução legal de importos sobre o faturamento.

Balanço? Balancete? Talvez, mas...cá pra nós, muitos empresários deles não saberão ler estes preciosos documentos e, se eles chegarem em suas mãos com todo este deságio que a contabilidade brasileira opera normalmente, pergunto: Qual valor real deste documento, se o momento, a oportunidade já passou? Obviamente que estes documentos, estes relatórios tem seu valor, mas a percepção do cliente da contabilidade seria muito diferente se estes documentos fossem entregues sempre até o 5º dia útil do mês subsequente.

Veja, o principal problema que pode levar qualquer empresa a dívidas e até mesmo à falência é a má gestão de caixa. Depois de presenciarmos tantas empresas que não tem lucro e giram por anos entendemos que o empreendedor de fato não precisa exatamente faturar e que, faturar é só uma das maneiras de se manter no mercado, a mais tradicional de fato, porém há inúmeras outras maneiras, sim eu falo de empresas investidas que depois de anos, ainda não deram lucro e estão ai empregando e rodando de mão em mão, de aporte em aporte...mas, estão no mercado .

Mas se sua organização não roda de acordo com os protocolos e preceitos da contabilidade brasileira, isso pode ser muito prejudicial, impedindo o dimensionamento e a expansão dos negócios. Em resumo, coisas simples e corriqueiras podem virar um problema cada vez mais dificultado a operacinalização daquela organização.

Segurança da Informação.

Muitos contadores conhecem e já tiveram experiências terríveis com o armazenamento de informações, utilizando-se de áreas de armazenamento físico, digital, nuvem e por aí vai.

Atualmente, desde que seguido determinados passos e protocolos de segurança, o armazenamento de dados assim com a recuperação de informação são incrivelmente fáceis. Arquivos e/ou registros específicos em um software de contabilidade podem ser localizados quase que instantaneamente.

Flexibilidade

O mundo contemporâneo, prega que as pessoas devem ter jogo de cintura, correto? Que as pessoas devem ser flexíveis para lidar com as adversidades do dia a dia, não é?

Pois bem, as empresas são constituídas por pessoas, então nada melhor do que termos, não somente os CPFs flexíveis, mas, é de suma importância que os CNPJs também sejam flexíveis.

Atualmente encontramos no mercado contábil softwares de automação contábil de alta qualidade com características que vão de encontro a tão falada contabilidade digital, assim sendo, estes costumam ser adaptáveis o suficiente para atender aos requisitos exigidos pelas empresas contábeis e seus clientes.

Essas particularidades e características, tornam os sistemas de automação contábil intrinsecamente flexíveis, principalmente quando o objetivo é a integração entre a contabilidade e seus clientes.

Por fim, as soluções oferecidas pelo conceito de automação contábil, têm levado à crescente demanda das empresas contábeis por incorporá-las em seus processos. A implantação desse tipo de tecnologia, não apenas ajuda os contadores(as) a ficarem a par das tendências mais recentes, como também permite que eles expandam seus negócios e atendam, mais e melhor seus clientes.

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Me despeço com uma enorme gratidão por ter lido até aqui!!!.

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E até o próximo post!

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