Você já ouviu falar do arquivo OFX? Não?
Então, fica comigo, pois neste artigo vamos conhecer um pouco sobre este arquivo, que é muito utilizado no departamento financeiro e contábil de milhares de empresas.
Também aprenderemos que a partir dele podemos realizar conciliação financeiro e contábil, assim como, inúmeras automações e integrações de movimentação financeira para a contabilidade, reduzindo muito o tempo de fechamento contábil de um cliente aí em sua contabilidade.
O arquivo OFX em si, nada mais é, do que um arquivo no formato XML que traz consigo um espelhamento do extrato bancário, quando utilizado em integrações entre sistemas ele auxilia muito na gestão financeira e na conciliação bancária e se integrado a contabilidade com a ferramenta certa, não precisará nunca mais digitar os extratos dos seus clientes no seu sistema contábil.
“Gostou né, não precisa mais passar horas e horas procurando aquela diferença de centavos no fechamento e conciliação e muito menos digitando tudo aquilo...rs!”
Bem, mas o que é de fato o OFX?
O formato OFX é um tipo de arquivo de texto escrito em XML (uma linguagem de marcação de texto mundialmente conhecida e muito utilizada), sim você consegue ver seu conteúdo no notepad, bloco de notas e até mesmo no Excel, ele é usado para armazenar informações financeiras, mais comumente utilizado por bancos, inclusive todos os bancos brasileiros utilizam este arquivo.
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A sigla OFX vem de Open Financial Exchange, ou Intercâmbio Financeiro Aberto, por isso ele serve para intercambiar informações.
O formato foi criado pelas empresas Microsoft, Intuit e CheckFree, que anunciaram a novidade em 1997. Até hoje, é o tipo de arquivo mais utilizado para exportar o extrato bancário de sistemas de internet banking.
O arquivo no formato OFX contém somente informações sobre as movimentações bancárias – as mesmas que você encontra ao imprimir seu extrato, como disse anteriormente, ele nada mais é do que um espelho do seu extrato bancário em formato de texto numa linguagem de marcação de texto com várias tags, assim como qualquer outro XML (lembra das NF-e de entrada e saída, então é isso). Este arquivo é de certa forma seguro, já não traz consigo senhas ou outras informações sigilosas.
Um arquivo desse tipo é armazenado como XML e por isso, pode ser aberto no também no Excel. Basta seguir os seguintes passos:
1. Selecionar a opção “Todos os arquivos” quando estiver na janela Abrir do Excel.
2. Depois de abri-lo, escolher a opção “Como uma tabela XML”.
3. E pronto arquivo aberto com sucesso no Excel.
Para que serve o formato OFX?
Embora a análise das informações financeiras em planilha seja bastante interessante, o arquivo OFX tem como objetivo a integração financeira com os sistemas financeiros para a gestão empresarial, sim você pode importar este arquivo direto no ERP da SOBIT ou mesmo converter este arquivo para integração contábil onde nosso sistema já irá adicionar as contas de crédito, débito, inclusive o histórico padrão. Depois é só converter o mesmo em layout do seu sistema contábil e importar no mesmo. Pronto você não precisa digitar mais o extrato de seus clientes no sistema contábil.
Basta converter o OFX e importar em seu sistema contábil, seja ele qual for.
Os principais bancos do Brasil oferecem aos seus clientes a possibilidade de exportar arquivos OFX com informações sobre sua conta e a partir daí, fica muito simples, basta importá-los no programa de gestão e integração da SOBIT.
Os processos que envolvem a importação de um arquivo no formato OFX são homologados pelo Sistema Financeiro Nacional. Essa importação é útil para que o gestor faça a conciliação bancária, também chamada de integração bancária, com o advento da tecnologia e integração entre sistemas a SOBIT trouxe para o mercado também a possibilidade de integrar este arquivo com os sistemas contábeis e reduzir drasticamente a digitação e o custos operacional nada contabilidades.
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O que é conciliação bancária?
Conciliação bancária é a comparação entre a movimentação financeira interna da empresa e o extrato bancário, ou seja, o que aconteceu nas contas bancarias com o que está devidamente registrados nos sistema e controles internos da empresa. Com isso, ela serve para conferir e equalizar os pagamentos e recebimentos em ambos bancos e caixa, permitindo identificar possíveis problemas, fraudes ou mesmo erros nos lançamentos. O processo é especialmente importante em qualquer empresa, desde as pequenas, assim como as grandes, afinal saber o que entra e saí de seu departamento financeiro é de extrema importância, seja você micro ou grande empresário, porque quem não vê 1 centavo não verá 1 milhão nunca...
“Quem não vê 1 centavo não verá 1 milhão nunca”
Antes da informatização e da praticidade dos softwares de gestão, essa conferência era feita manualmente. O gestor imprimia um extrato e conferia com uma planilha na qual as saídas e entradas de dinheiro na conta eram registradas, ainda há muitos empresários que não usam software e utilizam deste processo. Mas, a partir da possibilidade de importar o arquivo OFX, tudo fica muito mais simples e várias horas são economizadas.
O mesmo acontece com o contador que por vezes imprime ou mesmo recebe impresso o extrato bancário de seus clientes, este contador utiliza-se de régua e caneta para digitar e/ou lançar a movimentação financeira de seus clientes no sistema contábil, utilizando o sistema da SOBIT isso não é mais necessário.
Como exportar o arquivo OFX?
Cada banco tem o seu próprio sistema e conjunto de tecnologias. Para exportar um arquivo OFX, geralmente o cliente precisa acessar o internet banking e encontrar essa opção na seção de extrato bancário.
Vamos dar um exemplo de como o processo funciona no sistema de internet banking do Banco Santander.
Depois de acessar o internet banking com seus dados e senha, faça o seguinte:
- 1. No menu, na parte superior da tela, clique em “Conta corrente”;
- 2. Na lista de opções “Saldo e extrato”, clique em "Extrato por período";
- 3. Selecione o período exato do qual você quer extrair os dados bancários;
- 4. Clique em “Exibir” para ver o extrato;
- 5. Abaixo dos resultados, ao lado de "O que mais você pode fazer:", clique em “Exportar”;
- 6. Selecione a opção “Money 98/99 / Finance”;
- 7. Clique em confirmar e faça o download do arquivo “extrato.ofx”.
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Lembre-se de que esse é o procedimento do banco Santander. Se você é cliente de outra instituição, procure no Internet Banking a opção para exportar ou salvar o arquivo OFX – geralmente ela está onde você consulta o extrato.
Tendo dificuldades em encontrar essa opção, entre em contato com a central de atendimento do banco, certifique-se de que ele oferece a possibilidade de exportar o extrato nesse formato e peça orientação.
Como importar e/ou integrar o arquivo OFX?
Assim como a exportação vai depender da arquitetura de informação e navegação do sistema de Internet Banking do seu banco, o processo para importar um arquivo no formato OFX para a conciliação bancária varia conforme o sistema que você utiliza.
Em um sistema de gestão como o SOBIT, você consegue importar o extrato bancário em OFX para a conciliação bancária, no menu principal “Conciliação”.
A SOBIT desenvolveu uma plataforma única com várias soluções para automação contábil e comercial, seu modulo ERP é intuitivo e simples, permitindo a gestão de micro e pequenas empresas, e como não poderia faltar, permite controlar contas a pagar, receber, caixa, boletos, vendas, estoque e emissão de nota fiscal de mercadorias e serviço, neste caso integrado com inúmeras prefeituras e muito mais. Com a SOBIT, é possível economizar até 90% do tempo utilizado na tarefa da conciliação bancária e integração com sua contabilidade, por exemplo.
Mas a plataforma da SOBIT não se trata somente de um ERP para gestão empresarial, nossa origem vem da integração e mediação entre sistemas, então quanto o contador tem acesso a nossa plataforma ele pode utilizar os arquivos OFX de seus clientes para integração com seu sistema contábil, reduzindo muito o tempo com digitação.
Qual é o ganho de tempo na conciliação?
Importando um arquivo em formato OFX no seu sistema de gestão, é claro que a conciliação bancária toma muito menos tempo do que se você tivesse que comparar o controle interno e o extrato por conta própria na unha, agora imagine se você é um contador e tem que realizar aquele trabalho de digitação.
Para se ter uma ideia a cada 1000 linhas de um extrato bancário o profissional consome até 3 dias de trabalho, em nosso sistema este mesmo trabalho é feito em menos de 60 segundos. Uma diferença gritante não?
Então, agora você sabe os benefícios que o arquivo OFX pode trazer para sua empresa e também para seu contador.
Quer potencializar sua gestão empresarial, ou mesmo, sua integração contábil? Conheça a SOBIT!
Muito obrigado por ler, estamos juntos!
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E até o próximo post!
Osmair Marangne - CEO na SOBIT | Empresa especializada em Automação de Rotinas Contábeis, graduado em Analise de Sistemas pelo Centro Universitário Padre Anchieta com MBA em Administração de Empresas pela FGV, atua na area de tecnologia à mais de 20 anos e trás em seus currículo de experiência e formação profissional com atuação em instituições financeiras, seguradoras e à 10 anos especificamente na gestão da SOBIT, focado em soluções para empresas contábeis.
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