Extrato Bancário - O Pior Arquivo Para Automação Contábil - Contabilidade
Neste post vou explicar, por que o Extrato Bancário (em PDF ou Excel), OFX, OFC são os piores arquivos para a automação contábil!
É agora, neste momento que os contadores e contadoras vão me crucificar de vez...(risos)
Muitos vão dizer:
“ – Como assim, em muitos clientes eu só uso este arquivo, que m*&¨% de post é este!”
Calma, antes de começar o apedrejamento, me dê a oportunidade de provar à você que tem fonte de informações financeiras, muito melhor do que o Extrato Bancário ao seu alcance, depois disso, se ainda quiser extravasar, tem um campo lá embaixo que você pode mandar vê, claro se isso lhe fizer sentir melhor...(risos)
Bom contadores e contadoras, brincadeiras à parte, de fato o Extrato Bancário, assim como seus espelhos OFX e OFC, trazem consigo informações superficiais e no caso das empresas, principalmente de Lucro Real e/ou Presumido com alguma particularidade, o Extrato Bancário não é a melhor fonte de dados para Automação Contábil.
Por outro lá, existem várias outras fontes de dados, muito mais interessantes para o uso do contador e da contadora, que almeja fazer contabilidade de verdade!
Eu sou Osmair Marangne e nesta matéria, vou lhe apresentar alguns pontos de alta relevância e importância, no uso destes arquivos com o objetivo de potencializar a Automação Contábil, Contabilidade Digital e Contabilidade Consultiva em sua empresa contábil.
Depois de mais de 10 anos trabalhando com automação de rotinas contábeis, mais de 5000 projetos exclusivos e personalizados, contando atualmente com mais de 1000 contabilidades em nossa carteira de clientes, utilizando nossa plataforma de automação de rotinas contábeis, acredito ter apreendido alguma coisa!
E tenho certeza que compartilhando com você, contador e contadora, possa somar, somar não, multiplicar!
Veja bem, não estou aqui, dizendo que o Extrato Bancário não traz informações importantes, o ponto não é este, que fique bem claro! Muito pelo contrário, acredito piamente que nunca conseguiremos deixar de usar por definitivo o Extrato Bancário em nossas integrações e automações contábeis, porém este arquivo está longe de ser o melhor, quando o assunto é Automação Contábil de Forma Analítica, visando uma contabilidade analiticamente correta, cliente por cliente, fornecedor por fornecedor, credor a credor, sem contas transitórias com saldo, consumidor final direto e tal...
Se você não tem essa necessidade, se você lança tudo em contas transitórias, não faz conciliação contábil, toda receita em consumidor final, no momento que está fazendo a contabilidade de seus clientes, de todos eles! Pare agora de ler esta matéria, ela não foi escrita para você, você ainda não está pronto, prefiro que leia sobre Contabilidade Digital, Contabilidade Consultiva, Como Agregar Valor, ECD, ECF, SPED, Balanço de Valor, Contabilidade de Valor e outras publicações que temos no blog da SOBIT, certamente depois de absorver estas informações, voltará aqui com a mente muito mais aberta e melhor preparada, para o que veremos daqui para baixo!
Mas, se você entende que está preparado e precisa reduzir o uso destes arquivos em sua Automação Contábil, com o objetivo de alavancar seu processo de Automação Contábil, em sua empresa contábil, vem comigo!
Das receitas por cartão de débito e crédito
Confirma para mim, é ou não é verdade, que quando recebemos o Extrato Bancário do cliente, em planilha Excel, arquivo texto Ofx ou Ofc, fica impossível identificar:
1. Valores pagos por cada cliente;
2. Parcela recebida de cada cliente;
3. Tarifa e taxas cobradas pela operadora de cartão de crédito e débito;
4. Segregar os recebimentos em via débito e os recebimento via crédito;
5. Se houve adiantamento de recebíveis;
6. Taxas sobre adiantamentos.
Enfim, existe uma serie de situações que o Extrato Bancário não traz, não nos permite análise e por isso eu digo que ele, o Extrato Bancário, é um arquivo “pobre de detalhes sobre a informação”, tudo sintetizado, agrupado demais, e uma boa contabilidade precisa de seus apontamentos de forma analítica, item a item, principalmente em empresas em Lucro Real.
Em nossa carteira de clientes, temos Empresas Contábeis que fazem contabilidade para todos os clientes no plano analítico, inclusive para empresas do simples e, segundo os próprios contadores, fica tudo mais bonito, legível, seus balancete, razões, diários, assim como balanços, ficam extremamente inteligentes, detalhados, com informações que podem ser armazenadas por exemplo em um data warehouse* e utilizadas posteriormente em projetos BI**.
*Data Warehouse = Armazém de Dados
Armazém de dados, ou ainda depósito de dados, é utilizado para armazenar informações relativas às atividades de uma organização em bancos de dados, de forma consolidada. O desenho da base de dados favorece os relatórios, a análise de grandes volumes de dados e a obtenção de informações estratégicas que podem facilitar a tomada de decisão.
Fonte: http://pt.wikipedia.org/wiki/Armaz%C3%A9m_de_dados
**BI = business intelligence = Inteligência empresarial
Inteligência de negócios (ou Business Intelligence, em inglês) refere-se ao processo de coleta, organização, análise, compartilhamento e monitoramento de informações que oferecem suporte a gestão de negócios. É um conjunto de técnicas e ferramentas para auxiliar na transformação de dados brutos em informações significativas e úteis a fim de analisar o negócio. As tecnologias BI são capazes de suportar uma grande quantidade de dados desestruturados para ajudar a identificar, desenvolver, e até mesmo criar uma nova oportunidade de estratégia de negócios. O objetivo do BI é permitir uma fácil interpretação do grande volume de dados. Identificando novas oportunidades e implementando uma estratégia efetiva baseada nos dados, também pode promover negócios com vantagem competitiva no mercado e estabilidade a longo prazo.
Fonte: http://pt.wikipedia.org/wiki/Intelig%C3%AAncia_empresarial
hiddens
Teste agora mesmo, tenha uma excelente experiência, acredite,
isso vai fazer de você, nosso fã!
Ah! Eu falei empresas do simples com contabilidade e ainda por cima, plano de contas analítico! Tenho certeza que você torceu o nariz, não é...(risos)
Calma meu querido contador, calma minha querida contadora, o fato é que mesmo enquadrados como empresas do Simples, estes clientes e estas contabilidades, contam com alto nível de Automação Contábil e alta tecnologia. Tratam-se de empresários contábeis que investem pesado em tecnologia e em contra partida cobram de seus colaboradores e fornecedores o devido retorno sobre o investimento. Chama-se ROE, certo?
ROE – Return On Equity = Retorno sobre o patrimônio = Retorno sobre capital investido.
Retorno sobre o patrimônio, retorno sobre patrimônio líquido, rentabilidade, rentabilidade líquida ou retorno sobre o capital (em inglês: Return On Equity, ROE) é um indicador financeiro percentual que se refere à capacidade de uma empresa em agregar valor a ela mesma utilizando os seus próprios recursos. Isto é, o quanto ela consegue crescer usando nada além daquilo que ela já tem. O ROE é frequentemente utilizado por investidores, acionistas, financeiras, e outras entidades para acompanhar o potencial e estabilidade de uma empresa.
Fonte: http://pt.wikipedia.org/wiki/Retorno_sobre_o_patrim%C3%B4nio
Então entenda, tem que ter ROE, caso contrário não invista, pois estará investindo a fundo perdido e isso não é nada legal.
Em outras palavras, você começara a investir em contabilidade analítica, para todos os seus clientes, quando entender que compensa fazer isso, o que estes empresários contábeis, os quais citei, já vislumbraram há muitos anos.
Neste momento, você em sã consciência, deve me questionar:
- Ok, ok, ok! o Extrato Bancário não serve para fazer contabilidade de qualidade para clientes que recebem via cartão, o que fazer então?
Bem, meu querido contador e contadora, aqui vai uma sacada que aprendi a muitos anos com um grande amigo e contador Pablo Bobice, contador renomado de Limeira/SP.
Para conseguir fazer contabilidade analítica sobre as receitas e despesas oriundas da maquininha de cartão, você deve buscar junto ao seu cliente e a operadora de cartão de credito os relatórios de repasse de cartão de crédito e débito, isso mesmo anota ai RELATÓRIO DE REPASSE DE CARTÃO DE CRÉDITO E DÉBITO, em letras garrafais, alguns contadores também conhecem por EXTRATO DE CARTÃO DE CRÉDITO E DÉBITO.
Meu querido contador, minha querida contadora, este arquivo vai lhe ajudar muito, pois nele encontramos toda a riqueza de detalhes que precisamos para fazer uma contabilidade de altissíma qualidade, linda, maravilhosa com todos os pingos nos IIIIIIISSSSS!
Sério é com base nele que você vai mostrar aos seus clientes – por que veio – nestes relatórios, encontramos as informações de forma analítica, inclusive aquelas informações que a Cielo, Stone, Pagseguro, Mecado Pago, Getnet e outras operadoras, não querem que o seu cliente tenha ciência, como por exemplo:
1. Tarifas sobre parcelamentos;
2. Tarifas sobre adiantamentos de recebíveis;
3. Adiantamento de recebíveis, sem a devida solicitação por parte de seus clientes;
Quem trabalha diariamente com os relatórios de repasse de cartão, encontra cada coisa!!!!
Minha nossa senhora, das calculadoras...(risos)
Segue alguns links, com histórias bizarras, a cerca dessas empresas operadoras de maquininhas de cartão, que foram parar na justiça.
Empresa de cartão é condenada a indenizar lojista em mais de R$ 26 mil - CREDITO: CAMPO GRANDE NEWS
https://www.campograndenews.com.br/cidades/capital/empresa-de-cartao-e-condenada-a-indenizar-lojista-em-mais-de-rs-26-mil
Cielo é condenada por reter indevidamente valores de transações
https://www.migalhas.com.br/quentes/277892/cielo-e-condenada-por-reter-indevidamente-valores-de-transacoes
Empresa de máquina de cartão de crédito condenada a indenizar comerciante
https://sabendomeusdireitos.com.br/empresa-de-maquina-de-cartao-de-credito-condenada-a-indenizar-comerciante/
Já deu pra perceber a riqueza que traz estes relatórios de repasse de cartão, não é! Claro que você contador e contadora, que são cientistas da riqueza devem estar aos pulos, tenho certeza que sim!
Vou aproveitar este momento magnífico e nutrir ainda mais sua mente com o próximo tópico.
O segredo por traz da automação de cobrança via boletos
Ahhhhh! Quem nunca abriu um Extrato Bancário e viu lá um valor enorme, mas teve a impressão que naquele dia tinha que cair um pouco mais de grana, bufunfa, faz me rir na conta? hein, hein,hein!
Pois é, como saber se todos os clientes que deveriam pagar até aquela data, pagaram ou não?
O Extrato Bancário, mais uma vez falha e lhe deixa a ver navios, pois dia apósdia, todos os recebimentos serão sintetizados e você de posse somente do Extrato Bancário fica totalmente vendido(a), não dá para confiar, não é verdade?!
Não, não, não se preocupe! Acalme o coração! Tudo na vida tem remédio e neste caso não é diferente, eu lhe apresento os arquivos de remessa e retorno bancário, também conhecidos como arquivos CNAB 240 e 400 que são utilizados tanto para transações de cobrança como de pagamento.
hiddens
Teste agora mesmo, tenha uma excelente experiência, acredite,
isso vai fazer de você, nosso fã!
Para aclarar um pouco mais a sua mente, sabe aqueles arquivos que o ERP gera para registrar um boleto? Uma cobrança? Ou ainda os arquivos baixados do internet banking, para realizar a baixa financeira de boletos, automaticamente no contas a receber?
Então, são este os arquivos! Os arquivos de remessa bancária! A visão analítica que você precisa! Com eles, você terá uma visão detalhada de todas as movimentações financeiras - receitas sobre via boletos - que aparecem no extrato, porém lá no Extrato Bancário estão sintetizadas, agrupadas e não lhe servem tanto, principalmente se precisar, na contabilidade, fazer apropriação e decução sobre, taxas, tarifas e custos da maquininha.
Todo contador sonha com uma contabilidade com alta definição, conta a conta, se você também quer fazer uma contabilidade de altissíma qualidade, analítica, linda, detalhada, digna de um excelente contador, uma excelente contadora, como és, peça a seus clientes os arquivos de remessa e retorno bancário.
Ah! Seu sistema contábil não importa esses arquivos, fique tranquilo, fique tranquila, como já disse, a SOBIT resolve isso para você!
Agendamento de tarefas bancárias – Exemplo SisPagFor
Quando falamos de apontamentos/lançamentos contábeis com a atenção voltada para as receitas, a conta consumidor final é muito utilizada, há até um senso comum correlacionado a isso, mas, quando contabilizamos despesas é bem mais complicado.
Então, se uma determinada empresa, cliente de sua contabilidade, toma serviço e/ou compra produtos, esta transação, por óbvio, terá uma nota vinculada, um documento fiscal, seu cliente em questão pode adquirir bens e serviços de inúmeras empresas, inclusive recorrentemente.
Partindo deste ponto, é muito comum presumir que esta empresa, agende os pagamentos recorrentes para que se tenha um planejamento financeiro, ou um fluxo de caixa futuro, para melhor gestão de sua empresa, correto!
Pois bem, mês a mês este plano de fluxo de caixa futuro, se torna fluxo de caixa mensal e presente, estas informações acabam virando arquivos de remessa bancária, para agendamento de pagamentos e transferência aos fornecedores e credores.
Em um exemplo básico de rotinas financeiras, todo mês o responsável pelos pagamentos e cobrança, acessa em seu ERP, gera os arquivos de remessa para pagamentos e também para cobrança e os envia ao seu correspondente bancário.
O próximo passo é – Todo dia logo pela manhã, baixar os arquivos de retorno bancário, tanto aqueles referentes aos pagamentos como os referentes aos recebimentos, importar-se no ERP (se utilizar o ERP da SOBIT este processo é automático), em seguida verifica:
1. Quais clientes pagaram (contas recebidas);
2. Quais clientes ainda estão pendentes (contas a receber);
3. Quais fornecedores foram pagos (contas pagas);
4. Quais fornecedores ainda estão pendentes (contas a pagar).
Não é muito incomum o cliente lhe pagar, mas o banco não liberar o dinheiro em sua conta e você não conseguir identificar o pagamento, assim como, você agendar um pagamento e por um motivo ou outro, o banco não realiza o devido pagamento ou transferência para seus fornecedores/credores.
Pronto, o cliente da contabilidade comprou, vendeu, prestou serviço, tomou serviço e assim por diante, maravilha!
Quando você vai contabilizar, usando o Extrato Bancário, olha e encontra – SisPagFor – R$ 100.000,00 (WHATs?)...(risos)
Do alto dos seus anos de contabilidade, sabe que dentre aqueles R$ 100.000,00, tem bem mais do que 1 fornecedor/credor, que foi pago naquela data, porém as dúvidas são:
1. Quais são estes fornecedores?
2. Em quais contas lanço?
3. Quais valores?
4. Quais documentos relaciono (notas fiscais de compra ou serviço tomado)?
Neste momento sempre tem um “gênio” do trabalho manual, braçal, do retrabalho do mau...rs...que diz:
“– Ah! Mas é só olhar os documentos que o cliente enviou!”
Tente não rir, é sério, você mesmo que está lendo, não ria...(risos) se rir já sabe para onde vai... (risos)
Nesta hora, no momento que que escuto isto, tenho plena convicção, uma clara e imensa de que essa pessoa, não tem a mínima noção do que é o DEPARTAMENTO FISCAL na integra, não tem nenhuma vivencia fiscal, não sabe o que é pedir nota por meses e o cliente não enviar, ou enviar meses depois, dizendo que a “nota” estava na gaveta do recepção ou do posto da balança, nunca fez uma escrituração extemporânea, nunca reabriu período, nunca re-gerou um DAS se quer.
Outro detalhe, fica por conta do papel que o cliente enviou, meses depois, o Danfe, que diga-se de passagem, não tem valor legal algum, não é a nota de fato. Como todos sabem, desde a implantação da Nota Fiscal Eletrônica a nota de fato, é a representada pelo XML, com o devido protocolo e assinaturas digitais.
É...nós, eu, você e todo contador e contadora de carreira, profissional de fato, sabemos que não é fácil, mas, para tudo tem um jeito e utilizando os arquivos de retorno sobre os pagamentos, os CNABs 240, 400, conseguimos através de muitas ferramentas de integração como a SOBIT, fazer a Automação Contábil destes apontamentos de forma analítica.
Assim, fazendo uso de tecnologia toda a informação correlacionada aos pagamentos vai para dentro do seu sistema contábil, sem a necessidade de tanta digitação e nas devidas contas, fornecedor por fornecedor, credor por credor.
O suprassumo da Automação Contábil – ERP do cliente
Se o seu cliente tem um ERP, um sistema de gestão, mesmo básico, olha...! Você está no céu, nossa! Tenha certeza disso!
Nesse caso, você não tem que utilizar, repito não tem que utilizar o Extrato Bancário, de forma alguma, nem pensar, jamais, nunquinha...(risos)
Brincadeiras à parte, agora falando sério, este sistema do seu cliente, lhe apresentará uma riqueza de detalhes enorme e, com base nisso todo o seu trabalho na contabilidade fará muito mais sentido, tanto para você quanto para seus clientes, a própria contabilidade consultiva e digital nasce aqui.
Sabe as receitas sobre cartão, estão lá, as receitas via caixa, estão lá, as receitas via boleto, estão lá, sabe os pagamentos por transferência, cheque e tudo mais, as transferências entre contas, também estão lá, até as tarifas bancárias, impostos e tudo mais estão lá, tudo lá. Não é um sonho para qualquer contador? Tudo em um único lugar, centralizado!
Pergunto: - Por que não fazer reuso disso? Por que imprimir e digitar tudo de novo no Sistema Contábil?
Sei que não devia, mas vou dizer o que deve ser feito, pegue toda esta informações coloque as contas de crédito, débito, histórico padrão e importe no seu Sistema Contábil, igual as mais de 1000 contabilidades, clientes da SOBIT já fazem, simples assim!
Não tem ferramenta de integração?! Não tinha não é? Pois agora é só falar com a SOBIT e integrar todos os seus clientes a sua contabilidade.
Então, é neste momento que escuto coisas como:
- Ah! Osmair, meu cliente aponta tudo errado no sistema dele, não serve pra mim.
Poxa! Venda uma consultoria financeira, BPO Financeiro, fiscal, ajude-o, quanto melhor qualificado for seu cliente, menos retrabalho, custo e risco, terá em sua empresa contábil, qualifique-o ou deixe-o!
- Ah! Osmair, meu cliente tem caixa 2 apontado no sistema, na verdade tem 2,3,4,5,6,7,8,9...14...(risos)
Oriente-o, auxilie, ajude ele é seu cliente e precisa de você e você dele, mas se não funcionar, faça o que eu faço aqui, procura outro, coloca no lugar e dispensa esse, pois cedo ou tarde, ele vai lhe colocar em maus lençóis. Já ouviu falar de Compliance Contábil?
Há uma série de situações, que por um lado pode ser um problema, mas por outro pode ser um gancho, uma oportunidade de fidelização do cliente, de fazer um upgrade na receita, up selling, cross selling, algo bom disfarçada de ruim, você pega isso resolve e aparece de fato lá no cliente, é bem clichê, mas lembra dos limões para a limonada? Tem uma frase que uso muito e cabe aqui.
“O cliente tem que ser fidelizado, pelo uso, pela experiência e pelos benefícios gerados através dos bens e serviços adquiridos!”
Este tipo de posicionamento cria uma barreira contra seus concorrentes que você não tem ideia!
Pense nisso, integre o sistema ERP do seu cliente ao seu Sistema Contábil, não sabe como fazer, ficou meio perdido, mas sabe que tem coisa boa ai? Então fale conosco, a SOBIT vai integrar seus clientes a sua contabilidade, sem alterar nada, nem no seu sistema, nem no sistema do seu cliente, seu cliente nem vai saber que esta integrado, assim ele não pede desconto...(risos). Vem pra #SOBIT!
A planilha financeira do cliente
Quem não tem cão, caça com gato, importante é não voltar para casa de mãos abanando e trazer o alimento, não é...(risos)
Por último, mas não menos importante, vamos falar da integração através de planilhas de controle do seu cliente, sabe onde tem muito isso:
- Imobiliárias;
- Empreiteiras de pequeno porte;
- Incorporadoras de pequeno porte;
- Condomínios;
- Associações;
- Igrejas;
- Partidos políticos;
- Terceiro setor em geral;
- E por aí vai...
Com certeza, você tem um exemplo para compartilhar conosco, sério o Excel jamais morrerá, se tem alguma coisa que a Microsoft fez bem, é este programa, fenomenal! Dá um bug aqui outro ali, mas quem nunca, não é?
As planilhas são sim, muuuiiiiittttoooo melhor do que o Extrato Bancário, obiviamente que exige um pouco mais de atenção, algumas técnicas de travamento, ajustes, personalização e tal, mas lhe permite um trabalho, com resultado muito melhor do que o Extrato Bancário, sério, você ai que já tem clientes sendo integrados por planilhas, sabe que não foi fácil, mas eu tenho certeza que não volta para o famigerado Extrato Bancário NEM A PAU!
hiddens
Teste agora mesmo, tenha uma excelente experiência, acredite,
isso vai fazer de você, nosso fã!
Ah! Já ia me esquecendo a SOBIT trabalha com integração a muito tempo e com isso acumulamos conhecimento relativamente bom em Excel, além de termos aqui inúmeras planilhas que podem lhe ser muito útil, entre em contato, lhe enviamos gratuitamente.
Bem contador e contadora, aqui me despeço e, com um enorme sentimento de gratidão por ter lido até aqui, espero que tenha atualizado e enriquecido um pouco mais seus conhecimentos sobre automação fiscal.
Mas, a pergunta que não quer calar é: “- E você aí, sua empresa contábil, implantou automação fiscal? Como foi? E agora depois de implantar, sentiu diferança? Ainda não!”
Estamos aqui para isso, oferecemos uma solução para que você automatize as rotinas em sua contabilidade e torne-a muito mais produtiva!
Quer saber mais?
Consulte nosso www.sobit.com.br ou ligue para (11) 4606-4469
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Eu performo empresas contábeis, e vocês, meus mestres e senhores, meus clientes e amigos, cientistas da riqueza, salvam o Brasil!
Muito obrigado por ler, estamos juntos!
E se gostou, curta e compartilhe com seus amigos e colegas de profissão!
E até o próximo post!
Osmair Marangne - CEO na SOBIT | Empresa especializada em Automação de Rotinas Contábeis, graduado em Analise de Sistemas pelo Centro Universitário Padre Anchieta com MBA em Administração de Empresas pela FGV, atua na area de tecnologia à mais de 20 anos e trás em seus currículo de experiência e formação profissional com atuação em instituições financeiras, seguradoras e à 10 anos especificamente na gestão da SOBIT, focado em soluções para empresas contábeis.
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