Automação e integração Bancária, Financeira e Contábil com arquivos de Remessa Bancária (CNAB 240 e 400)
Olá contadores e contadoras, tudo bem?
Com o objetivo de disseminar um pouco mais de conhecimento e dicas sobre automação contábil, escrevi esta matéria, que traz arquivos que são muito interessantes quando o assunto é contabilidade em nível analítico e não são tão explorados assim.
Se você faz contabilidade deixando as contas de receita e despesa de forma sintetizada em seus balanços e balancetes, se você, devido a um motivo ou outro, não tem a necessidade de contabilizar os fatos de maneira analítica, segmentada, um a um, detalhadamente, este artigo não é para você, pois muito provavelmente você utiliza como fonte de dados para sua contabilidade arquivos como extrato bancário, ofx, ofc e outros que apontam de forma acumulada, sintetizada estes eventos de receita e despesa.
Mas, se você tem necessidade de fazer contabilidade em nível mais analítico e, atualmente passa horas e horas segregando apontamentos oriundos de relatórios financeiros que trazem a informação sintetizada (extratos bancários por exemplo), este artigo foi escrito especialmente para você.
Neste artigo você vai aprender a utilizar a automação contábil com arquivos de remessa bancária (CNAB 240/400) a seu favor, aí em sua contabilidade!
Continua comigo, tenho certeza que vou lhe beneficiar de alguma forma!
hiddens
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isso vai fazer de você, nosso fã!
Muitas vezes utilizamos os extratos bancários em .OFX, .OFC ou mesmo em planilhas Excel e ainda em .PDF, para realizar integração financeira e contábil, porém todos estes, embora nos ajudem muito na automação de rotinas em nossas empresas, ainda trazem alguns pontos de atenção e aqui vou falar um pouco sobre dois deles:
1. Recebimentos via boleto – remessa de registro;
2. Pagamentos de Fornecedores – via arquivo de remessa;
No primeiro, temos, mensalmente o envio de “N” boletos para registro bancário e o devido pagamento pelos clientes daquela empresa. Quando pagamento é realizado, na maioria dos casos, no próximo dia útil o valor é disponibilizado na conta da empresa. O ponto de atenção aqui, trata-se de que você pode ter um valor único disponibilizado, porém este valor sintetiza “N” clientes pagantes. Por exemplo você gerou boleto para João, Maria e José no valor de R$ 1.000,00 para cada um. Os boletos de nosso exemplo têm data de vencimento dia 11/05/2020, então no dia 12/05/2020 ao abrir sua internet banking, encontrará um valor de R$ 3.000,00, pergunto: - Quer dizer que João, Maria e José pagaram? Na verdade, não necessariamente. E por que não? Eu explico.
O fato de você ter o valor de R$ 3.000,00 recebido não quer dizer que você recebeu destes 3 clientes em questão, mas existe meios de saber se os clientes pagaram mesmo, por exemplo:
1. Solicitar o envio do comprovante de pagamento a cada cliente, um pouco arcaico, mas funciona;
2. Verificar junto ao banco, via internet banking ou com seu gerente, também não é muito interessante, em casos esporádicos funciona, mas recorrentemente seu gerente começará a fugir de você;
3. Você também pode baixar o arquivo de retorno e analisar o mesmo abrindo-o no Bloco de Notas, porém é uma tarefa mais técnica e menos usual e pouco produtiva.
4. Por fim o que as empresas fazem mesmo é, baixar o arquivo de retorno bancário (remessa) e importar em um sistema de gestão que baixe estes boletos automaticamente, identificando de forma rápida e prática quem pagou e quem ainda não.
hiddens
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O mesmo acontece com o 2º ponto de atenção, quando enviamos uma remessa para agendarmos pagamentos aos nossos fornecedores, onde utilizando por exemplo o SISPAGFOR, após a realização do pagamento, em nosso extrato bancário veremos apenas 1 lançamento de por exemplo R$ 5.000,00, porém este valor foi utilizado para pagamento de “N” fornecedores pagos.
Até aí tudo bem, quer dizer que recebemos e pagamos, não é verdade? Mas de quem exatamente recebemos e para quem exatamente pagamos? E é aí que mora o problema de um trabalho financeiro ou mesmo contábil que exige uma visão analítica do fluxo financeiro/contábil.
Mas fique tranquilo para tudo existe uma saída e é por isso que nessa matéria vamos falar sobre os arquivos CNAB 240 e 400, também conhecidos como francesinha e arquivos de remessa bancária.
Arquivos CNAB 400 e 240
O sistema bancário brasileiro utiliza um formato padrão para receber e enviar informações digitalmente. Atualmente existem dois tipos mais comuns de arquivos dentro do padrão FEBRABAN (Federação Brasileira de Bancos) o CNAB 240 e o CNAB 400. CNAB é a sigla de Centro Nacional de Informação Bancária. É a FEBRABAN a única responsável por determinar o formato do texto com colunas definidas. No entanto, o formato pode variar de banco para banco.
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Qual a finalidade?
Os arquivos, tem como finalidade a troca de informações entres os clientes e os bancos, alguns bancos usam as normas do CNAB 400, outros usam CNAB 240, e outros ainda usam ambos os formatos. Entre as informações trocadas podemos citar: contas a receber, contas a pagar, conciliação bancária, custódia de cheques adiantamento de recebíveis e por aí vai. Cada um desses produtos possui um fluxo de informação diferente e, portanto, um layout diferente.
Os arquivos CNABs permitem que clientes e bancos tenham acesso a uma interface de informações por meio de arquivos em formato digital. Os bancos usam o formato de arquivo CNAB para trocar digitalmente informações com seus clientes para uma variedade de produtos e serviços. Esses arquivos têm um formato fixo de texto com colunas definidas pela FEBRABAN. Cada banco tem suas próprias variações dentro do padrão. O formato FEBRABAN difere para vários produtos e serviços. A norma apresenta detalhadamente cada produto ou serviço disponível e o contexto em que eles ocorrem, identificação da origem das entidades e o destino de cada fluxo de troca de informações.
Um exemplo simples de uso dos arquivos CNAB, pode ser dado quando analisamos os processos de pagamento e cobrança de uma empresa.
Existem muitas empresas que recebem através de boletos bancários, então o boleto é emitido contra seus clientes que periodicamente realizam o pagamento destes boletos. O banco gera um arquivo CNAB que pode ser baixado e importado no seu sistema financeiro realizando assim a baixa dos boletos pagos e a devida sinalização dos boletos pendentes para que se inicie a cobrança dos clientes inadimplentes.
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O mesmo acontece com os arquivos para pagamentos em lote, em um determinado período o analista financeiro gera os arquivos de pagamento e importa no banco, o banco realiza os pagamentos e transferências automaticamente, no dia seguinte é possível acessar a Internet Banking, baixar os arquivos de pagamento e importar em seu sistema financeiro, para realizar a baixa dos pagamentos realizados, onde também é possível verificar qual pagamento por uma situação ou outra não fora pago.
Qual a diferença entre o CNAB 400 e o CNAB 240?
As transações bancárias permitem diferentes tipos de layouts de acordo com cada tipo de transação bancária e instituição. Como o arquivo possui um formato padrão, o arquivo muda pouco de banco para outro. Os dois tipos de arquivo CNAB de acordo com o padrão FEBRABAN são:
CNAB 400: O CNAB 400 usa uma quantidade limitada de informações correspondente a 400 posições. O CNAB 400 se utiliza do serviço de cobrança simples e garantida, não permitindo o serviço de banco correspondente. Permite o serviço de postagem de títulos em serviços de Protesto e pelos Correios.
CNAB 240: O arquivo CNAB 240 usa uma quantidade maior de informações. Essas informações são disponibilizadas em 4 segmentos de 240 posições dentro do arquivo. O layout do CNAB 240 permite serviço de Custódia e Protesto de Cheques, agendamento para o pagamento de título e pagamentos de contas.
Até o momento da criação deste artigo os principais bancos utilizam os seguintes formatos de arquivo:
Banco do Brasil: CNAB 400 e 240
Bradesco: CNAB 400 e 240
Caixa Econômica Federal: CNAB 400 e 240
Itaú: CNAB 400 e 240
Santander: CNAB 400 e 240
Banco Mercantil: CNAB 400
Safra: CNAB 400
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E como é o layout de um arquivo CNAB?
Apenas a título de curiosidade lhe trago aqui um exemplo de um layout de um arquivo CNAB.
Temos então as especificações técnicas: Padrão CNAB (Centro Nacional de Automação Bancária)
Composição do arquivo remessa e retorno onde o arquivo de remessa é composto por quatro tipos de registros, sendo:
REGISTRO 0 = Header (cabeçalho)
REGISTRO 1 = Registro de Movimento
REGISTRO 2 = Mensagem Variável por Título (Opcional)
REGISTRO 4 = Mensagem Variável por Título (Opcional)
REGISTRO 5 = Mensagem Variável por Título (Opcional)
REGISTRO 6 = Mensagem Variável por Título (Opcional)
REGISTRO 7 = Mensagem Variável por Título (Opcional)
REGISTRO 9 = Trailler
O arquivo retorno é composto por três tipos de registros, sendo:
REGISTRO 0 = Header
REGISTRO 1 = Registro de movimento
REGISTRO 9 = Trailler
Descrições dos arquivos
Registro Header – Remessa
Registro de Movimento de Remessa
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Registro Movimento Detalhe - Remessa / mensagem variável por título (opcional)
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Obs: Conforme comunicado da FEBRABAN, não é recomendado utilizar as expressões “taxa bancária” e “tarifa bancária” nos campos de mensagem de cobrança.
Registro Trailler – Remessa
Bem existem ainda uma série de campos e registros sobre este mesmo tema, assim como regras para preencher e gerar o arquivo de integração, mas este será tema de um outro post.
E como podemos utilizar na integração contábil?
Muito bem, lá no início eu disse que os arquivos OFX, OFC, Extrato em Excel e outros traziam os valores recebidos e pagos via lote ou remessa de forma sintetizada, dificultando muito a conciliação financeira e contábil.
Ou seja, o processo de classificar unitariamente quem foi pago e quem pagou fica impossível, exigindo que o profissional (analista financeiro ou contábil), recorra a recibos e outros documentos para possivelmente acompanham as operações, o que nem sempre é possível.
Pois bem, estes arquivos CNAB já trazem tudo separado, tudo em plano analítico e, utilizando estes arquivos para integração contábil, assim como já é feito na integração financeira, ganhamos muito mais tempo, pois já está pronto, segregado, separado.
Com a ajuda das soluções da SOBIT, você conseguirá colocar estas informações em suas devidas contas de crédito, débito sem nenhum esforço recorrente, onde basta ensinar uma única vez nosso sistema e todas as vezes posteriores ele aplicará o ensinamento e você não precisará digitar mais nada, nem tão pouco passar horas e horas na conciliação financeira ou contábil.
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hiddens
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Osmair Marangne - CEO na SOBIT | Empresa especializada em Automação de Rotinas Contábeis, graduado em Analise de Sistemas pelo Centro Universitário Padre Anchieta com MBA em Administração de Empresas pela FGV, atua na area de tecnologia à mais de 20 anos e trás em seus currículo de experiência e formação profissional com atuação em instituições financeiras, seguradoras e à 10 anos especificamente na gestão da SOBIT, focado em soluções para empresas contábeis.
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